DILL-NEWSLETTER 10/2024: Finales Einführungsschreiben des Bundesfinanzministeriums

Jetzt wird’s konkret bei der E-Rechnung

In vielen Unternehmen laufen noch die Vorbereitungen auf die Einführung der E-Rechnung. Diese ist ab dem 1. Januar 2025 Pflicht für inländische B2B-Umsätze, also für Rechnungen zwischen Unternehmen. Worauf genau es ankommt, hat das Bundesfinanzministerium nun in einem Schreiben konkretisiert.

Den Entwurf zu dem Schreiben hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) bereits im Sommer veröffentlicht . Das sollte Unternehmen einerseits die Gelegenheit geben, sich frühzeitig mit den wichtigsten Punkten rund um die E-Rechnung vertraut zu machen. Andererseits konnten Fachverbände wie der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) die Regelungen inhaltlich auf ihre Praxistauglichkeit prüfen und dem Ministerium Rückmeldung geben. Nun ist das finale Einführungsschreiben erschienen (BMF, Schreiben vom 15. Oktober 2024, Gz. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007). „Erfreulicherweise hat das Finanzministerium viele der Anregungen aus der Praxis ins finalisierte Schreiben aufgenommen“, berichtet Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg.

Download von Rechnungen ist zulässig

In der Tat enthält das Schreiben nun beispielsweise keine unnötigen Beschränkungen der Übermittlungswege mehr. So ist etwa die noch im Entwurf vorgesehene Maßgabe, dass ein USB-Stick kein zulässiger Weg ist, entfallen. Stattdessen nimmt das BMF auf Anregung des DStV zusätzliche, in der Praxis häufig vorkommende Übertragungsarten auf. So ist der Download von Rechnungen ebenso zulässig wie die Ablage auf einem gemeinsamen Speicher in Konzernstrukturen.

Vermeidung unnötiger Bürokratie bei Dauerrechnungen

Dauerrechnungen in Papierform oder als PDF, die vor dem 1. Juli 2027 ausgestellt wurden, behalten ihre Gültigkeit. Sie müssen entgegen dem Entwurf erst dann als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sich die Rechnungsangaben ändern. „Das spart Bürokratie in den Unternehmen“, begrüßt Steuerberater Dill die Anpassung.

Klarstellung zu Rechnungskorrekturen

Bis zum Ablauf der Übergangsfristen zur Einführung der E-Rechnung können Unternehmer ihre Leistungen auch mit einer sonstigen Rechnung abrechnen (Papier, PDF- oder Word-Datei). Muss diese Rechnung nachträglich korrigiert werden, kann dies in dem anderen Format erfolgen. „Eine Pflicht zur Rechnungskorrektur mittels E-Rechnung besteht also nur für Leistungen, die ohnehin mittels E-Rechnung abzurechnen sind“, stellt der Limburger Steuerexperte klar.

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen bei Kleinunternehmern

Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen trotz Kritik des DStV nach dem BMF-Schreiben noch auf die Pflicht achten. Hier ist jedoch zu beachten, dass durch das Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich geregelt werden soll, dass Kleinunternehmer– auch über die Übergangsregelungen hinaus – weiterhin sonstige Rechnungen für ihre Leistungen ausstellen können und damit nicht verpflichtet sein werden, E-Rechnungen selbst zu erstellen. „Als Unternehmer müssen sie aber ab dem neuen Jahr in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten, zu visualisieren und zu archivieren“, mahnt Steuerberater Dill.

Das Wichtigste zur E-Rechnung noch einmal kurz zusammengefasst:

• Hintergrund der E-Rechnungs-Pflicht ist die Umsetzung der ViDA-Initiative der EU-Kommission. „ViDA“ steht für „VAT in the Digital Age“ (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter). Dieses neue elektronische Meldesystem soll unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen. „Auch wenn dies frühestens für das Jahr 2028 geplant ist, so schafft die Pflicht zur E-Rechnung hierfür bereits eine wesentliche Voraussetzung“, erläutert Steuerberater Wolfgang Dill.
• Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Verpflichtung, eine E-Rechnung empfangen zu können. Nach BMF reicht ein E-Mail-Postfach aus, wobei dieses Postfach nicht ausschließlich für den Rechnungsempfang eingerichtet sein muss. „Rechnungsempfänger können die Annahme einer E-Rechnung nicht verweigern“, mahnt Wolfgang Dill.
• Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es in der Praxis derzeit zwei wesentliche Alternativen, die auch das BMF in seinem aktuellen Schreiben nennt: den Standard „XRechnung der öffentlichen Verwaltung“ und das in der Wirtschaft gängige Format „ZUGFeRD“ (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei), das in der neuesten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. „Beide Formate können mit einer entsprechenden Software erstellt werden“, erklärt der Limburger Steuerexperte.

Wirtschaft-Identifikationsnummer als Indiz

• Der Rechnungsaussteller kann sich bei der Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser inländischer Unternehmer ist oder nicht. Hintergrund ist, dass die Pflicht zur Erteilung der E-Rechnung nur besteht, wenn beide Parteien inländische Unternehmer sind. Dabei kann die Verwendung der USt-IdNr. oder – soweit vergeben – der neuen Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt.
• Auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweisen (§ 34 UStDV), die grundsätzlich von der Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung ausgenommen sind, kann freiwillig eine E-Rechnung erteilt werden, sofern der Empfänger zustimmt (auch durch konkludentes Handeln).
• Bei der Berichtigung einer E-Rechnung (z.B. aufgrund fehlender oder unrichtiger Angaben) muss derselbe Rechnungstyp verwendet werden wie bei der ursprünglichen Rechnung.
• In dem Schreiben wird klargestellt, dass grundsätzlich nur eine E-Rechnung, wenn sie verpflichtend zu erteilen war, bei Vorlage der übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigt. „Sofern eine Rechnung fälschlicherweise nicht als E-Rechnung ausgestellt wurde, kann dies unter engen Voraussetzungen mit Rückwirkung berichtigt werden, auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs“, so Steuerberater Dill.

Was können Sie tun?

Klären Sie alle offenen Fragen zur E-Rechnung mit Ihrem Steuerberater!

Bei der E-Rechnung geht es nicht nur um eine technische Lösung zur Erstellung und Übermittlung von Rechnungen. Zugleich müssen auch (umsatz-)steuerrechtliche Aspekte und die Integration der elektronischen Rechnungsstellung in den gesamten Buchhaltungsprozess bedacht werden. Wir beraten Sie gerne dazu: kontakt/at/steuerberater-dill.de

Foto: contrastwerkstatt / AdobeStock