DILL-NEWSLETTER 05/2024: Ab 2025 zwischen Unternehmen verpflichtend

Der Countdown für die eRechnung läuft

Elektronische Rechnungen – kurz eRechnungen – werden im B2B-Bereich ab 2025 verpflichtend. Das Wachstumschancengesetz enthält hierzu umsatzsteuerrechtliche Regelungen. Aufgepasst: Beim Versand von eRechnungen gelten noch Übergangsfristen, der Empfang muss aber ab dem neuen Jahr möglich sein!

Viele Unternehmen nutzen sie bereits, ab dem 1. Januar 2025 wird sie zur Pflicht im inländischen B2B-Bereich, also für Leistungen zwischen Unternehmen: die elektronische Rechnung (kurz eRechnung). „Die entsprechenden umsatzsteuerlichen Regelungen dazu sind Teil des Wachstumschancengesetzes“, sagt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Hintergrund ist die Umsetzung der ViDA-Initiative der EU-Kommission. „ViDA“ steht für „VAT in the Digital Age“ (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter). Dieses neue elektronische Meldesystem soll unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen. „Auch wenn dies frühestens für das Jahr 2028 geplant ist, so schafft die Pflicht zur eRechnung hierfür bereits eine wesentliche Voraussetzung“, erläutert der Limburger Steuerexperte.

Durch das Wachstumschancengesetz ergibt sich nun – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der eRechnung. Hiernach wird zukünftig verlangt, dass eRechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig: „Wer ein simples PDF erstellt, versendet keine elektronische Rechnung“, stellt Steuerberater Wolfgang Dill klar. Hierbei handelt es sich – wie übrigens auch bei Papierrechnungen – um eine „sonstige Rechnung“ im Sinne des Gesetzes.

Zwei gängige Formate werden auf jeden Fall akzeptiert

Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es aktuell in der Praxis zwei wesentliche Alternativen: den Standard der öffentlichen Verwaltung „XRechnung“ und das in der Wirtschaft gängige Format „ZUGFeRD“ (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei), das in der neuesten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. „Beide Formate können mit einer entsprechenden Software erstellt werden“, erklärt Wolfgang Dill.

Zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger kann jedoch auch ein anderes strukturiertes elektronisches Format vereinbart werden. „In diesem Fall müssen die nach dem UStG erforderlichen Angaben korrekt und vollständig extrahiert werden können“, mahnt Steuerberater Dill.

Wie sich Unternehmen jetzt auf die eRechnung vorbereiten sollten

„Wer seine Buchhaltung digitalisieren und dabei auch elektronische Rechnungen einführen möchte, sollte sich in einem ersten Schritt die passende Software für seinen Betrieb suchen“, rät der Limburger Steuerexperte. Wer bereits über eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware verfügt, muss prüfen, ob diese eRechnungen nach den neuesten Standards erstellen kann. Zugleich sollten Unternehmen an möglicherweise notwendige Mitarbeiter-Schulungen denken.

Gut zu wissen: Die Pflicht gilt zunächst für den Empfang, nicht aber für den Versand. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen ohne Ausnahme in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen.

Übergangsregelungen wegen des erwarteten Umsetzungsaufwands

Der Versand von eRechnungen wird zwar ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, aber es gibt angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands bestimmte Übergangsregelungen. „So dürfen bis Ende 2026 für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden“, beruhigt Wolfgang Dill. Auch eRechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig – sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Unter dieser Voraussetzung dürfen sogar 2027 noch Papierrechnungen übermittelt werden, allerdings nur, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers unter 800.000 Euro lag. „Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen die neuen Anforderungen zur eRechnung zwingend einhalten“, so der Steuerberater.

Was können Sie tun?

Lassen Sie sich rund um die Buchhaltung gut beraten!

Bei der eRechnung geht es nicht nur um eine technische Lösung zur Erstellung und Übermittlung von Rechnungen. Zugleich müssen auch (umsatz-)steuerrechtliche Aspekte und die Integration der elektronischen Rechnungsstellung in den gesamten Buchhaltungsprozess bedacht werden. Wir beraten Sie gerne dazu: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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