DILL-NEWSLETTER 03/2024: Finanzamt erkannte Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an

Eine Software-Lösung muss richtig bedient werden!

Der Streit um ein Fahrtenbuch beschäftigt immer wieder die Gerichte. Dabei gibt es einige Software-Lösungen, die das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs erleichtern. Die Software muss dann aber auch richtig bedient werden, zeigt ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf.

In dem entschiedenen Fall (FG Düsseldorf, Urteil vom 24. November 2023, Az. 3 K 1887/22 H(L)) hatte die Klägerin (eine GmbH) ihrem Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen. Der Arbeitnehmer führte ein elektronisches Fahrtenbuch mit der Software „Fahrtenbuch Express“. Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung teilte die Klägerin dem Prüfer schriftlich mit: „Die durchgeführten Fahrten werden zunächst auf einem Zettel notiert. Meistens nach (Voll-)Tankungen werden diese dann neben dem Kostenbeleg in das elektronische Fahrtenbuch eingegeben und auf Richtigkeit kontrolliert. Am Monatsende wird das Fahrtenbuch abgeschlossen, ausgedruckt und archiviert. Die Werte (Gesamt-/Privatkilometer, Kosten etc.) werden dann in eine Excel-Tabelle eingegeben, um den Kilometer-Wert zu ermitteln.“

Eintragungen nur alle drei bis sechs Wochen

Der Prüfer stellte allerdings fest, dass die Eintragungen in dem elektronischen Fahrtenbuch nicht zeitnah erfolgten, sondern eine Aktualisierung im 3- bis 6-Wochen-Rhythmus geschah. Die erwähnten Notizzettel wurden zudem nicht aufbewahrt. „Daraufhin erkannte das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an“, berichtet Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Stattdessen ermittelte das Finanzamt den geldwerten Vorteil unter Anwendung der 1-%-Regelung (nach § 8 Abs. 2 Sätze 2, 3 EStG i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Nach erfolglosem Einspruch gegen diese Entscheidung erhob die GmbH Klage.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Das Finanzgericht stellte zunächst klar: Ziel ordnungsgemäßer Aufzeichnungen muss es sein, die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil wie auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst auszuschließen. Diese Anforderung ist nur erfüllt, wenn

• die Fahrten fortlaufend und zeitnah in einem geschlossenen Verzeichnis erfasst werden und
• dieses Verzeichnis aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.

„Die dem Gericht vorgelegten Fahrtenbücher erfüllten diese Voraussetzungen nicht“, erklärt Steuerexperte Dill. Zum einen fehlt die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form. Zum anderen wurden die Fahrtenbücher nicht zeitnah geführt.

Eine äußere geschlossene Form weist ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch nur dann auf, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offen gelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sind, entschied das Finanzgericht mit Blick auf die laufende Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH). „Demnach müssen sich alle erforderlichen Angaben dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen“, erläutert Steuerberater Dill. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

„Zeitnah“ heißt direkt im Anschluss an die Fahrt

Die Fahrtenbücher der betroffenen GmbH wurden zudem nicht zeitnah geführt. Eine zeitnahe Führung liegt vor, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten vornimmt, stellte das Finanzgericht – ebenfalls unter Verweis auf die BFH-Rechtsprechung – klar. Die Klägerin habe selbst eingeräumt, dass die Eintragungen in das elektronische Fahrtenbuch gebündelt – üblicherweise nach jedem Tankvorgang – vorgenommen worden und die Fahrten in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten worden seien.

Abgesehen davon, dass diese Ursprungsaufzeichnungen vernichtet wurden und sich deshalb nicht feststellen lässt, ob die Notizzettel alle für eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung benötigten Angaben (einschließlich km-Stand am Anfang und Ende der Fahrt, Fahrtziel und Fahrtzweck) enthielten, wird die gebündelte Eintragung der Fahrten mehrerer Tage bzw. sogar Wochen nicht den an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellenden Anforderungen gerecht. Dies sei um so fraglicher, weil bei losen Zetteln stets die Gefahr bestehe, dass diese verloren gehen.

Was können Sie tun?

Verlassen Sie sich nicht auf einen Vertrauensschutz!

Die GmbH in dem Fall führte zusätzlich als Argument an, dass das Fahrtenbuch schon seit vielen Jahren auf diese Art und Weise geführt wurde. Das sei während der letzten Lohnsteueraußenprüfung geprüft worden und ohne Beanstandungen geblieben. Für das Finanzgericht war aber kein einen Vertrauenstatbestand begründendes Verhalten des Finanzamts erkennbar. Der diesbezügliche Vortrag der Klägerin beschränke sich letztlich auf die Behauptung, dass unter Verwendung des gleichen Programms geführte Fahrtenbücher bei früheren Außenprüfungen nicht beanstandet worden seien. Eine bloße Nichtbeanstandung löse jedoch keinen Vertrauensschutz aus, so das Gericht. Um so wichtiger also, dass Sie Ihr Fahrtenbuch von Anfang an auf eine rechtssichere Grundlage stellen. Wir beraten Sie gerne dazu: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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