DILL-NEWSLETTER 09/2026: Offene Ladenkasse

Täglicher Kassensturz muss nachvollziehbar sein

Wer eine offene Ladenkasse führt, muss den Kassenbestand täglich ermitteln und die zugrunde liegenden Aufzeichnungen nachvollziehbar dokumentieren. Fehlen entsprechende Nachweise, kann dies bei einem überwiegend bargeldintensiven Betrieb einen so schweren formellen Mangel darstellen, dass das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen darf.

In einem Streitfall vor dem Bundesfinanzhof betrieb die Klägerin einen Imbiss. Sie wickelte ihre Umsätze ausschließlich in bar ab (BFH, Urteil vom 25. März 2026, Az. X R 19/23). Sie führte eine offene Ladenkasse und erfasste die Tageseinnahmen in handschriftlichen monatlichen Listen. Bei einer Betriebsprüfung stellte das Finanzamt jedoch fest, dass keine täglichen Kassenbestandsaufnahmen dokumentiert waren. Auch konnten die ursprünglichen Aufzeichnungen, aus denen sich die Ermittlung der Tageseinnahmen hätte nachvollziehen lassen, nicht vorgelegt werden.

Die Klägerin verwies darauf, dass sie die Kasse tatsächlich täglich ausgezählt habe. Nach Auffassung des BFH reichte diese Behauptung jedoch nicht aus. Entscheidend war, dass nicht nachgewiesen werden konnte, dass die täglichen Auszählungen tatsächlich erfolgt waren. Ebenso ließ sich nicht nachvollziehen, wie aus den angeblich ausgezählten Kassenbeständen die Tageseinnahmen ermittelt worden waren.

Grundsätzlich bestand eine Schätzungsbefugnis

Der BFH bestätigte deshalb die grundsätzliche Schätzungsbefugnis (gemäß § 162 der Abgabenordnung – AO) des Finanzamts und des Finanzgerichts. Bei einer offenen Ladenkasse stellt die fehlende Nachvollziehbarkeit des täglichen Kassensturzes einen formellen Mangel dar. „Werden in einem Betrieb überwiegend Bargeschäfte getätigt, können solche Mängel die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung oder der sonstigen Aufzeichnungen infrage stellen“, weiß Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg.

BFH lehnte Schätzungsmethode der Vorinstanz ab

Allerdings bestätigte der BFH nicht die konkrete Höhe der vom Finanzgericht vorgenommenen Hinzuschätzung. Das Finanzgericht hatte hierfür die amtliche Richtsatzsammlung herangezogen. Nach Auffassung des BFH hätte es jedoch genauer begründen müssen, warum die dort verwendeten Rohgewinnaufschlagsätze den tatsächlichen betrieblichen Verhältnissen entsprachen. Grundsätzlich seien genauere Schätzungsmethoden weniger genauen Methoden vorzuziehen. Ein betriebsbezogener innerer Betriebsvergleich sei daher in der Regel einem äußeren Betriebsvergleich anhand allgemeiner Richtsätze vorzuziehen.

Der BFH hob das Urteil des Finanzgerichts deshalb auf und verwies den Fall zur erneuten Entscheidung zurück. Die grundsätzliche Aussage zur Kassenführung blieb davon jedoch unberührt: „Wer eine offene Ladenkasse nutzt, muss den täglichen Kassenbestand nachvollziehbar feststellen und die entsprechenden Aufzeichnungen aufbewahren“, mahnt der Limburger Steuerfachmann Dill. Gerade bei bargeldintensiven Betrieben können fehlende Ursprungsaufzeichnungen erhebliche steuerliche Folgen haben.

Pläne zur Einführung einer Kassenpflicht

Offene Ladenkassen sollen allerdings ohnehin bald der Vergangenheit angehören. Das Bundesfinanzministerium hat kürzlich einen Gesetzentwurf zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts vorgelegt. „Kern des Vorhabens ist eine verpflichtende elektronische Kassenführung für Unternehmen und Selbstständige mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro pro Jahr ab 2028“, berichtet Steuerberater Dill.

Was können Sie tun?

Achten Sie auf eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation!

Bei einer offenen Ladenkasse sollte nicht nur das Ergebnis des Kassensturzes dokumentiert werden. Auch die zugrunde liegenden Aufzeichnungen müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sich die Ermittlung der Tageseinnahmen nachvollziehen lässt. Wir geben Ihnen gerne Tipps zur Dokumentation: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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