DILL-NEWSLETTER 08/2026: Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums

E-Kasse bei mehr als 100.000 Euro Umsatz

Offene Ladenkassen sollen bald der Vergangenheit angehören. Das Bundesfinanzministerium hat einen Gesetzentwurf zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts vorgelegt. Kern des Vorhabens ist eine verpflichtende elektronische Kassenführung für Unternehmen und Selbstständige mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro ab 2028.

Gemäß dem Entwurf soll die bisherige Wahlmöglichkeit zwischen elektronischer Kasse und offener Ladenkasse entfallen. Grundsätzlich sollen Steuerpflichtige mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder freiberuflicher Tätigkeit eine elektronische Kasse führen müssen, wenn ihr Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. „Die Neuregelungen sollen insbesondere die Manipulation von Kasseneinnahmen erschweren und den Finanzbehörden eine effektivere Kontrolle ermöglichen“, erklärt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg.

Der Zeitpunkt des Inkrafttretens der Pflicht wurde gegenüber dem ursprünglichen Referentenentwurf nach hinten verschoben. Wird die Umsatzgrenze im Jahr 2027 überschritten, soll die Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 gelten. Bei einer erstmaligen Überschreitung in späteren Jahren greift sie grundsätzlich ab dem 1. April des Folgejahres. „Das Überschreiten der Grenze muss dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Beginn der Kassenpflicht mitgeteilt werden“, mahnt Steuerexperte Dill. Die Pflicht endet erst mit Ablauf des dritten aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem der Gesamtumsatz nicht mehr über 100.000 Euro lag.

Welche Kasse muss eingesetzt werden?

Vorgeschrieben wird nicht ein bestimmtes Kassensystem. Zulässig sind beispielsweise Registrierkassen, komplexe Kassensysteme oder Cloud-Kassen. Entscheidend ist, dass das elektronische Aufzeichnungssystem die Anforderungen des § 146a AO erfüllt. Insbesondere muss es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein und die Aufzeichnungen in einem für die Finanzverwaltung vorgesehenen Format nach der DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) erzeugen können.

„Erfasst werden müssen grundsätzlich sämtliche Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufenden Posten“, stellt Steuerberater Dill klar. Ausgenommen sind Zahlungsflüsse, die unbar über ein Konto des Steuerpflichtigen abgewickelt werden. Barzahlungen sowie Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte müssen dagegen über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden.

Befreiungen für Härtefällen und einmalige Ereignisse

Für Härtefälle sind Befreiungen vorgesehen. Zusätzlich soll das Bundesfinanzministerium per Rechtsverordnung weitere Ausnahmen für bestimmte Bereiche festlegen können. Einzelfallbefreiungen kommen insbesondere bei einer unbilligen Härte in Betracht. Daneben kann eine Befreiung möglich sein, wenn die Umsatzgrenze nur aufgrund eines einmaligen Ereignisses überschritten wird, beispielsweise durch den Verkauf eines Betriebsgrundstücks des Anlagevermögens oder durch eine Jubiläumsfeier eines Vereins.

Elektronischer Beleg statt Papier

Auch bei der Belegausgabe sollen Änderungen kommen. Die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht soll zum 1. Januar 2028 vollständig entfallen. An ihre Stelle tritt eine elektronische Belegbereitstellungspflicht. Der Beleg muss in einem standardisierten Datenformat zur Verfügung gestellt werden. Wie dies technisch geschieht, bleibt den Unternehmen überlassen. Denkbar sind beispielsweise ein QR-Code auf dem Kassendisplay, ein Download-Link, NFC, E-Mail oder die Bereitstellung über ein Kundenkonto.

Eine wichtige Einschränkung bleibt allerdings bestehen: Der Kunde muss den elektronischen Beleg nicht entgegennehmen. Sein Anspruch auf eine papierhafte Quittung nach § 368 BGB bleibt erhalten.

Mehr Kontrolle und empfindliche Sanktionen

Mit der Kassenpflicht werden zugleich die Kontroll- und Sanktionsmöglichkeiten der Finanzverwaltung ausgeweitet. Wer trotz bestehender Verpflichtung kein geeignetes elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, soll mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro rechnen müssen.

Noch schärfer fällt eine geplante Neuregelung für Manipulationssoftware aus. Der Einsatz, das Bewerben und das Inverkehrbringen von Programmen, die Kassendaten nachträglich manipulieren oder die ordnungsgemäße Sicherung der Daten umgehen, soll künftig einen eigenen Straftatbestand darstellen. Vorgesehen sind Geldstrafen oder eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren.

Auch bei Außenprüfungen drohen neue finanzielle Konsequenzen. Wird der gesetzlich erforderliche Datenzugriff nicht ermöglicht, soll künftig ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro festgesetzt werden können.

Jetzt schon vorbereiten?

Wird der Gesetzentwurf in geltendes Recht überführt, besteht Handlaungsbedarf für Betriebe, die derzeit noch eine offene Ladenkasse verwenden und die Umsatzgrenze überschreiten. „Unternehmen sollten daher zunächst prüfen, ob sie voraussichtlich von der Kassenpflicht betroffen sein werden und welche technischen Lösungen für ihren Betrieb infrage kommen“, rät Steuerfachmann Dill. Insbesondere sollten Unternehmen bei der Neuanschaffung eines Kassensystems darauf achten, dass es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und auch die geplanten elektronischen Belege unterstützt.

Was können Sie tun?

Unternehmen sollten das Thema im Auge behalten!

Der Entwurf sieht neben der Kassenpflicht weitere Maßnahmen zur Digitalisierung und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung vor. Die Einführung erfolgt dabei zeitlich gestaffelt. Für betroffene Unternehmen lohnt es sich daher, die weitere Entwicklung aufmerksam zu verfolgen. Wir beraten Sie gerne zum möglichen Handlungsbedarf: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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