DILL-NEWSLETTER 04/2025: E-Rechnungspflicht und Kleinunternehmer

Steuerberater-Verband fordert Klarstellung

Zu Beginn des Jahres traten für Kleinunternehmer geänderte Regeln in Kraft. In einem Schreiben aus dem März hatte das Bundesfinanzministerium einerseits Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht klar ausgenommen. Andererseits sah es sie dann aber teilweise doch in der Pflicht. Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) fordert nun eine Klarstellung.

Eigentlich ist die Sache klar: „Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen“, sagt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Dabei bezieht er sich auf ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den geänderten Regeln für Kleinunternehmer.

Doch gleichzeitig verfügte das Ministerium, dass auch Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Dieser Punkt stößt beim DStV, der viele der Neuregelungen für Kleinunternehmer ansonsten ausdrücklich begrüßt, auf Unverständnis.

Hierbei geht es insbesondere um das in § 34a Satz 4 UStDV eingeräumte Wahlrecht von Kleinunternehmern bei der Ausstellung von E-Rechnungen. Demnach können Kleinunternehmer trotz bestehender E-Rechnungspflicht beim Leistungsaustausch zwischen Unternehmen immer mit einer sonstigen Rechnung (z.B. Papier- oder PDF-Rechnung) abrechnen.

„Die Ausstellung einer E-Rechnung durch einen Kleinunternehmer macht das Schreiben aber wieder von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig“, wundert sich Steuerexperte Dill. Schließlich sei das Zustimmungserfordernis für E-Rechnungen mit Wirkung zum 1. Januar 2025 abgeschafft wurde und eine allgemeine E-Rechnungspflicht in Kraft getreten.

Diese Einschränkung sei unnötig und sorge in der Praxis für Verunsicherung, kritisiert auch der DStV. Der Steuerberater-Verband fordert daher die Streichung der entsprechenden Passage oder zumindest eine redaktionelle Überarbeitung.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beachten

Zwischenzeitlich hatte sich die geschäftsführende Bundesregierung zur Einführung der E-Rechnung zum 1. Januar 2025 und den damit verbundenen bürokratischen Herausforderungen für kleine Unternehmen und Freiberufler geäußert. Auf eine parlamentarische Anfrage antwortete die zuständige Parlamentarische Staatssekretärin, für E-Rechnungen gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 Umsatzsteuergesetz gälten dieselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie für alle anderen elektronischen Unterlagen.

Diese ergäben sich aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sowie den §§ 145 bis 147 Abgabenordnung. Diese wurden zuletzt in dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 11. März 2024 zu den geänderten Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erläutert.

Archivierungspflichten mit vertretbarem Aufwand

„Insbesondere für kleine Unternehmen und Freiberufler stellt sich in der Praxis oft die Frage, wie sie die Archivierungspflichten mit vertretbarem Aufwand umsetzen können, ohne durch umständliche Verfahren wie das manuelle Speichern jeder einzelnen E-Mail auf DVD oder CD oder das Ausdrucken und physische Archivieren von E-Rechnungen überlastet zu werden“, berichtet Steuerberater Dill aus seiner eigenen Beratungserfahrung. Die Bundesregierung verweist in diesem Zusammenhang auf Randnummer 15 der GoBD, die eine angemessene und verhältnismäßige Anwendung der Anforderungen für bestimmte Kleinunternehmer vorsieht. Damit soll sichergestellt werden, dass kleinere Betriebe nicht mit überzogenen bürokratischen Anforderungen konfrontiert werden, sondern praktikable und wirtschaftlich umsetzbare Lösungen nutzen können.

Zudem wurde mit den obersten Finanzbehörden der Länder eine so genannte Nichtbeanstandungsregelung zur Umsatzsteuer vereinbart, die zeitnah veröffentlicht werden soll. Diese Regelung soll eine Übergangsphase ermöglichen, in der Unternehmen sich an die neuen Vorgaben anpassen können, ohne sofort mit Sanktionen rechnen zu müssen.

Ziel: Bürokratieabbau für kleine Unternehmen und Freiberufler

Ziel der Bundesregierung sei es, den bürokratischen Aufwand für kleine Unternehmen und Freiberufler auf ein angemessenes Maß zu begrenzen und gleichzeitig die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung zu nutzen. Die geplanten Maßnahmen sollen dazu beitragen, den Übergang zur E-Rechnung so praxisnah und effizient wie möglich zu gestalten.

Was können Sie tun?

Machen Sie Ihre Technik fit für die Zukunft!

Nach der aktuellen Rechtslage müssen auch Kleinunternehmer seit Jahresbeginn in der Lage sein, E-Rechnungen zumindest zu empfangen. Dies gilt, obwohl sie selbst weiterhin in Papierform oder mit PDF-Datei abrechnen dürfen. Sie sollten daher möglichst zeitnah Ihre technische Ausstattung und Archivierungsmöglichkeiten prüfen. Wir beraten Sie gerne: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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