DILL-NEWSLETTER 07/2026: Änderung der Verwaltungsvorschriften

Außenprüfungen sollen deutlich effizienter ablaufen

Mit seiner Zustimmung hat der Bundesrat den Weg freigemacht für die neue Außenprüfungsordnung (ApO). Sie ersetzt die bisherige Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) und modernisiert die Verwaltungsvorschriften grundlegend. Ziel ist es, steuerliche Außenprüfungen effizienter, digitaler und stärker risikoorientiert durchzuführen.

Prüfungsschwerpunkte stärker risikoorientiert

Auslöser der Reform sind gesetzliche Änderungen im Zuge der Umsetzung europäischer Vorgaben sowie das Ziel, Außenprüfungen deutlich zu beschleunigen. Künftig soll stärker risikoorientiert geprüft werden. Das bedeutet: „Fälle und Prüfungsschwerpunkte werden verstärkt anhand von Risikoanalysen – auch unter Einbeziehung internationaler Erkenntnisse – ausgewählt“, erklärt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Grundlage der Außenprüfung bilden die Steuererklärungen und Steueranmeldungen nach § 150 der Abgabenordnung.

Prüfung möglichst zeitnah nach Ablauf des Besteuerungszeitraums

„Besonders betont wird der Grundsatz der Zeitnähe“, freut sich Steuerexperte Dill. Ein Rechtsanspruch der Steuerpflichtigen auf eine zeitnahe Prüfung besteht zwar nicht. Prüfungen sollen aber möglichst zeitnah nach Ablauf des jeweiligen Besteuerungszeitraums stattfinden. Die Finanzverwaltung wird dazu angehalten, sich künftig stärker auf steuerlich bedeutsame Sachverhalte zu konzentrieren. „Umfang und Dauer einer Außenprüfung sollen auf das notwendige Maß beschränkt bleiben“, so der Limburger Steuerberater.

Daher liegt ein weiterer Schwerpunkt der neuen ApO auf effizienteren Abläufen. Dabei gewinnen digitale Prozesse an Bedeutung: Übermittelte Unterlagen dürfen künftig auf gesicherten Datenverarbeitungssystemen systematisch elektronisch verarbeitet werden.

Rahmenvereinbarung zwischen Finanzbehörde und Steuerpflichtigen

Zudem können Finanzbehörde und Steuerpflichtige verbindliche Rahmenvereinbarungen miteinander treffen. „Diese können Absprachen über Mitwirkungspflichten, Kommunikationswege oder Fristen enthalten und sollen ebenfalls zu einer zügigeren Durchführung beitragen“, erläutert Steuerfachmann Dill.

In eine Rahmenvereinbarung können unter anderem folgende Regelungen aufgenommen werden*:

1. Festlegung eines Ablaufplans für die gesamte Prüfung,
2. Kommunikationsformen für den Austausch von Prüfungsanfragen und -antworten, für die Besprechung von Prüfungsfeststellungen oder für die Durchführung von Schlussbesprechungen,
3. Fristen für die Beantwortung von Prüfungsanfragen sowie Fristen für die Rückmeldung zu den Antworten,
4. Absprachen über den Zeitpunkt und die Art und Weise der Information über mögliche Beanstandungen während der Prüfung,
5. Festlegung von Terminen für Besprechungen,
6. Erreichbarkeiten und Präsenzzeiten der Ansprechpersonen,
7. Absprachen über technische Voraussetzungen bei der Prüfung in den Räumlichkeiten der oder des Steuerpflichtigen,
8. Festlegung von Prüfungsschwerpunkten,
9. Aussparung bestimmter Prüfungsfelder.

Folgende Vereinbarungen können nicht getroffen werden:

1. Vereinbarungen, die sich gegen die Interessen einer der an der Außenprüfung beteiligten Behörden richten,
2. Ort der Außenprüfung ausschließlich außerhalb der Geschäftsräume der oder des Steuerpflichtigen,
3. Mitwirkung von Dritten,
4. Verzicht auf eine Betriebsbesichtigung.

* Quelle: § 8 ApO

Stärkere Flexibilisierung des Prüfungsumfangs

Für Unternehmen relevant ist zudem die stärkere Flexibilisierung des Prüfungsumfangs. Großbetriebe unterliegen weiterhin grundsätzlich Anschlussprüfungen. Bei anderen Betrieben soll der Prüfungszeitraum in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen. Abhängig von den Umständen des Einzelfalls kann die Prüfung aber auch auf zwei oder sogar nur einen Besteuerungszeitraum begrenzt werden. „Umgekehrt sind längere Prüfungszeiträume weiterhin möglich, etwa wenn erhebliche Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu erwarten sind oder der Verdacht einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit besteht“, mahnt Steuerberater Dill.

Ausgebaut wird außerdem die Zusammenarbeit zwischen den Landesfinanzbehörden und dem Bundeszentralamt für Steuern. Einheitlichere Verfahren und ein intensiverer Informationsaustausch sollen insbesondere bei komplexen oder grenzüberschreitenden Sachverhalten für mehr Effizienz sorgen.

Mit Inkrafttreten der Außenprüfungsordnung tritt die bisherige Betriebsprüfungsordnung außer Kraft. Für Unternehmen bedeutet die Neuregelung einerseits die Chance auf kürzere und besser strukturierte Außenprüfungen. Andererseits dürfte die risikoorientierte Fallauswahl dazu führen, dass steuerlich auffällige Sachverhalte künftig gezielter und intensiver geprüft werden.

Was können Sie tun?

Bereiten Sie sich frühzeitig auf mögliche Außenprüfungen vor!

Eine aktuelle und nachvollziehbare Dokumentation steuerlich relevanter Sachverhalte sowie vollständig digital verfügbare Unterlagen erleichtern den Prüfungsablauf erheblich. Da die Finanzverwaltung künftig risikoorientierter prüft, sollten insbesondere auffällige oder komplexe Sachverhalte – etwa mit Auslandsbezug oder außergewöhnlichen Steuergestaltungen – sorgfältig dokumentiert werden. Wir helfen Ihnen gerne dabei: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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