DILL-NEWSLETTER 12/2025: Pflicht zur E-Rechnung seit 2025

Bundesfinanzministerium konkretisiert die Spielregeln

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist im innerdeutschen B2B-Bereich ist bereits seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Zwischenzeitlich haben sich in der Praxis aber noch einige Fragen ergeben. In einem aktuellen Schreiben präzisiert das Bundesministerium der Finanzen seine Verwaltungsauffassung. Insbesondere unterscheidet es drei mögliche Fehlerarten.

Ziel der Klarstellungen des Bundesfinanzministeriums ist es, mehr Rechtssicherheit im Umgang mit E-Rechnungen zu schaffen (BMF, Schreiben vom 15. Oktober 2025, Gz. III C 2 – S 7287-a/00019/007/243). Das neue Schreiben ersetzt das bisherige Schreiben aus dem Oktober 2024 nicht, sondern ergänzt und konkretisiert es – insbesondere durch zahlreiche Anpassungen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UstAE). Nach wie vor zeigt sich aber, so Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg: „Die Anforderungen sind technisch wie inhaltlich anspruchsvoll.“

E-Rechnung kurz erklärt

Zur Erinnerung: Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei. Umsatzsteuerlich handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht (§ 14 UStG). Zulässige Formate sind insbesondere XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), die auf der europäischen Norm EN 16931 basieren. „PDF-Rechnungen ohne eingebetteten Datensatz gelten weiterhin als ,sonstige Rechnungen’ – und erfüllen bei B2B-Inlandsumsätzen ab 2025 in aller Regel nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen“, mahnt Steuerexperte Dill.

Klare Unterscheidung von Fehlerarten

Eine der wichtigsten Neuerungen des aktuellen BMF-Schreibens ist die systematische Unterscheidung zwischen drei Fehlerarten:

• Formatfehler liegen vor, wenn die Datei technisch nicht den Vorgaben des E-Rechnungsformats entspricht (z.B. fehlerhafte XML-Struktur). In diesem Fall verliert die Rechnung ihren Status als E-Rechnung.
• Bei Geschäftsregelfehlern handelt es sich um logische Widersprüche oder fehlende Angaben in Pflichtfeldern, etwa wenn Steuerbetrag und Steuersatz rechnerisch nicht zusammenpassen.
• Inhaltsfehler sind klassische materielle Fehler, z.B. ein falscher Steuersatz. Diese führen zu einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung, selbst wenn die technische Validierung keinen Fehler meldet.

Gut zu wissen: „Geschäftsregelfehler zu Inhalten, die nicht zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören, sind steuerlich unbeachtlich“, beruhigt Steuerberater Dill.

Validierung hilft – ersetzt aber keine Prüfung

Das BMF empfiehlt ausdrücklich den Einsatz von Validierungstools, um E-Rechnungen auf Format- und Geschäftsregelfehler zu prüfen. Aber: „Eine Validierung ersetzt nicht die Pflicht zur inhaltlichen Prüfung der Rechnung“, warnt der Limburger Steuerexperte.

Neu und praxisrelevant ist der eingeräumte Vertrauensschutz: Wer eine geeignete Validierung nutzt und die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet, darf sich hinsichtlich Format und Geschäftsregeln auf das Prüfergebnis verlassen. „Der Validierungsbericht sollte jedoch aufbewahrt werden“, rät Steuerberater Dill.

Erleichterungen bei Rechnungsberichtigungen

Klarstellungen gibt es im BMF-Schreiben auch zur Frage, wann eine Rechnung berichtigt werden muss:

• Keine Berichtigung erforderlich ist bei Minderung der Bemessungsgrundlage, etwa durch Skonti, Boni oder Nachlässe.
• Eine Berichtigung erforderlich ist bei Änderungen des Leistungsumfangs, z.B. bei Aufmaßänderungen. Diese kann – bei entsprechender Vereinbarung – auch per Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen.

Positiv für Kleinunternehmer

Besonders erfreulich: „Kleinunternehmer dürfen E-Rechnungen künftig auch ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen, wenn sie an inländische Unternehmer abrechnen“, sagt Steuerfachmann Dill. Das stellt eine deutliche Vereinfachung dar und greift eine Forderung der Berufsverbände auf.

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) begrüßt die inhaltlichen Klarstellungen zwar im Großen und Ganzen, sieht aber nach wie vor einige offene Fragen. In einer Stellungnahme gegenüber dem BMF regt der Verband daher weitere Verbesserungen für die Praxis an.

Was können Sie tun?

Achten Sie auf Detailfragen rund um eine E-Rechnung!

Das neue BMF-Schreiben bringt mehr Klarheit, aber auch neue Detailanforderungen. Für Unternehmen bedeutet das: Auf Technik allein sollten sie nicht verlassen. Neben funktionierenden E-Rechnungsformaten bleiben inhaltliche Prüfung, saubere Prozesse und Dokumentation entscheidend. Wir unterstützen Sie gerne dabei, die neuen Spielregeln sicher umzusetzen: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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