DILL-NEWSLETTER 12/2025: Was die E-Rechnung ab 2025 für Unternehmen bedeutet

Bewirtungsaufwendungen im digitalen Zeitalter

Die E-Rechnungspflicht wirkt sich auch auf den steuerlichen Abzug von Bewirtungsaufwendungen aus. Ein neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums schafft Klarheit, unter welchen Voraussetzungen Geschäftsessen künftig vollständig digital dokumentiert werden dürfen – und wann ein Verlust des Betriebsausgabenabzugs droht.

„Bewirtungsaufwendungen gehören für viele Unternehmerinnen und Unternehmer zum geschäftlichen Alltag“, weiß Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Gemeint sind die Kosten für Speisen und Getränke, die aus betrieblichem Anlass für Geschäftspartner, Kunden oder andere externe Personen entstehen, etwa bei einem Geschäftsessen im Restaurant. Steuerlich relevant ist das Thema für alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften, insbesondere für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen. „Bewirtungskosten sind nur unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben abzugsfähig“, erinnert Steuerfachmann Dill.

Wie wirkt sich die E-Rechnungspflicht auf Bewirtungsaufwendungen aus?

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich zum 1. Januar 2025 stellte sich die Frage, wie sich die Digitalisierung auf den bislang papierlastigen Nachweis von Bewirtungskosten auswirkt. Das Bundesministerium der Finanzen hat hierzu in einem neuen Schreiben klargestellt, welche Anforderungen künftig gelten und wie die Nachweisführung vollständig elektronisch erfolgen kann (BMF, Schreiben vom 19. November 2025, Gz. IV C 6 – S 2145/00026/005/033).

„Zwar besteht die E-Rechnungspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025, es greifen aber großzügige Übergangsregelungen“, erläutert Steuerexperte Dill die Hintergründe des Schreibens. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF ausstellen, bei kleineren Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sogar bis Ende 2027. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben dauerhaft von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Gleichwohl macht das BMF deutlich, dass die Digitalisierung der Belegführung nun ausdrücklich steuerlich anerkannt ist. „Die elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen ist zulässig, sofern die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, heißt es sinngemäß in dem Schreiben“, so Steuerberater Dill.

Was der Bewirtungsbeleg enthalten muss

Kernpunkt bleibt der so genannte Bewirtungsbeleg. Steuerlich erforderlich sind Angaben zum Ort, Tag, Anlass und zu den bewirteten Personen sowie zur Höhe der Aufwendungen (nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG ). Diese Informationen wurden bislang regelmäßig handschriftlich auf einem Eigenbeleg ergänzt. „Künftig kann dieser Eigenbeleg digital erstellt oder ein Papierbeleg digitalisiert werden“, erklärt Wolfgang Dill. Voraussetzung ist, dass die Angaben zeitnah erfolgen, elektronisch signiert oder genehmigt werden und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. „Entscheidend ist nicht das Medium, sondern die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Angaben“, lässt sich die Linie der Finanzverwaltung laut dem Limburger Steuerberater zusammenfassen.

Wann der Verlust des Betriebsausgabenabzugs droht

Besondere Bedeutung misst das BMF der eindeutigen Verknüpfung von Rechnung und Eigenbeleg bei. Wer digital arbeitet, muss sicherstellen, dass Bewirtungsrechnung und Bewirtungsangaben dauerhaft zusammengehören, etwa über ein Dokumentenmanagementsystem oder einen klaren elektronischen Verweis. Gelingt diese Zuordnung nicht, droht der vollständige Verlust des Betriebsausgabenabzugs. Im Schreiben heißt es hierzu unmissverständlich: „Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen.“

Was können Sie tun?

Achten Sie auf eine ordentliche Dokumentation und GoBD-konforme Abläufe!

Für die Praxis bedeutet die Möglichkeit digitaler Belege: Die neuen Regelungen eröffnen zwar mehr Flexibilität und passen sich modernen Buchhaltungsprozessen an. Sie erhöhen aber zugleich die Anforderungen an Ordnung, Dokumentation und GoBD-konforme Abläufe. Wir helfen Ihnen gerne dabei: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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