DILL-NEWSLETTER 11/2025: Mitwirkungspflichten der Arbeitgeber

Kein Stress rund um die Urlaubstage

Das Jahr neigt sich dem Ende zu – haben Sie schon alle Urlaubstage genommen? Falls nicht, wird es höchste Zeit. Denn eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich. Der Europäische Gerichtshof und das Bundesarbeitsgericht haben wichtige Vorgaben für den Umgang mit Urlaubsansprüchen gemacht.

Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verfällt nicht genommener Jahresurlaub grundsätzlich zum Jahresende (§ 7 Abs. 3 BurlG). Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich – und auch dann verfällt der Urlaub spätestens zum 31. März (§ 7 Abs. 3 S. 2 BurlG). Mit dieser Problematik hat sich der Europäische Gerichtshof (EuGH) in mehreren Urteilen beschäftigt. Die neuen Vorgaben aus Luxemburg setzt nun auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seiner Rechtsprechung um.
Einige dieser Grundsätze sollten Arbeitgeber und -nehmer kennen. „So ist ein Übertrag des Urlaubs ins Folgejahr grundsätzlich nur bei dringenden persönlichen oder betrieblichen Gründen möglich“, erklärt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Wenn ein solcher Übertragungsgrund vorliegt, verschiebt sich der Urlaub automatisch ins folgende Jahr, ohne dass ein Antrag nötig ist. „Doch auch die auf diese Weise verschobenen Urlaubstage verfallen spätestens zum 31. März, wenn sie nicht genommen wurden“, mahnt Fachmann Dill.

Mitarbeiter müssen rechtzeitig vom Arbeitgeber informiert werden

Urlaubstage verfallen jedoch nur dann, wenn der Arbeitgeber zuvor seinen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. „Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig und schriftlich über den drohenden Verfall des Urlaubs informiert werden“, erläutert der Limburger Steuerberater. Die Beweislast hierfür trägt der Arbeitgeber. Das BAG konkretisiert, dass dieser Hinweis unverzüglich nach Entstehung des Urlaubsanspruchs erfolgen muss. Dabei reiche eine Frist von etwa einer Woche, sofern keine besonderen Umstände vorliegen. Wichtig: Urlaubsansprüche verjähren nicht einfach, wenn der Arbeitgeber seine Informationspflicht versäumt. „Die Verjährungsfrist beginnt erst nach Erfüllung dieser Pflicht“, sagt Wolfgang Dill.

Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit kann nicht einfach verfallen

Bei längerer Krankheit erlischt der Urlaubsanspruch grundsätzlich nicht, auch wenn der Urlaub bis zum Ende des Übertragungszeitraums nicht genommen werden konnte. Dies gilt, solange der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr auch tatsächlich gearbeitet hat. Bei Langzeiterkrankung legte der EuGH jedoch eine Grenze fest: Der Urlaub läuft spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahrs aus. Wenn der Arbeitgeber jedoch seine Mitwirkungsobliegenheiten verletzt, dürfen Urlaubstage auch bei längerer Krankheit nicht verfallen.

Keine Kürzung des Urlaubs während Mutterschutz und Elternzeit

„Ausnahmen für den Urlaubsverfall bestehen beispielsweise für Mitarbeitende im Mutterschutz oder in Elternzeit“, so Steuerberater Dill. Der vor Beginn dieser Zeiten bestehende Urlaub erlischt nicht und kann nach der Rückkehr genommen werden. Davon unabhängig dürfen Arbeits- oder Tarifverträge Urlaubsansprüche und Urlaubsabgeltungen, die den gesetzlichen Mindesturlaub übersteigen, abweichend regeln.

Was können Sie tun?

Weisen Sie Ihre Arbeitnehmer rechtzeitig auf ihre Urlaubstage hin!

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter rechtzeitig schriftlich darüber informieren, dass noch offener Urlaub bis zum 31. Dezember bzw. bis zum Ende des Übertragungszeitraums (d. h. bis zum 31. März des Folgejahrs) vollständig genommen werden muss, da er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahrs bzw. des Übertragungszeitraums erlischt. Für „rechtzeitig“ genügt zwar prinzipiell eine Woche. Es kommt allerdings auf den Einzelfall an. Ideal ist es, die Mitwirkungsobliegenheiten zu Beginn des Kalenderjahrs nachweisbar zu erfüllen und sie bei Bedarf zu wiederholen. Wir helfen bei allen Fragen rund um das Personalwesen gerne weiter: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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