DILL-NEWSLETTER 07/2025: Kleinunternehmer müssen mehr als den Umsatz im Blick behalten

Ein Hinweis in der Rechnung muss sein

Das Bundesfinanzministerium hat ein umfassendes Schreiben zu den diesjährig in Kraft getretenen Änderungen der Kleinunternehmerbesteuerung veröffentlicht. Es geht unter anderem auf Umsatzgrenzen, Rechnungshinweise und den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ein.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland und der Europäischen Union einige neue Regeln bei der Kleinunternehmerbesteuerung. Das Bundesfinanzministerium hat in einem ausführlichen Schreiben die Thematik näher erläutert und den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) entsprechend ergänzt und angepasst (BMF, Schreiben vom 18. März 2025, Gz. III C 3 – S 7360/00027/044/105.

Kleinunternehmerregelung in anderen EU-Mitgliedstaaten

Die Regelung ermöglicht es einerseits im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmern, die Kleinunternehmerregelung in Deutschland anzuwenden. Der neue § 19a UStG regelt andererseits das besondere Meldeverfahren, mit dem es inländischen Unternehmern ermöglicht wird, in anderen Mitgliedstaaten die (dortige) Kleinunternehmerregelung anzuwenden.

Was seit Jahresanfang bei den Umsatzgrenzen gilt

Zur Erinnerung: Seit der Anfang 2025 im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2024 in Kraft getretenen Neufassung der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung (gemäß § 19 UStG) bleiben Umsätze von inländischen Unternehmern steuerfrei, wenn deren Gesamtumsatz

• im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro (zuvor: 22.000 Euro) nicht überschritten hat und
• im laufenden Jahr 100.000 Euro (zuvor: voraussichtlich 50.000 Euro) nicht überschreitet.

„Überschreitet der Kleinunternehmer diese Grenzen, muss er ab dem Zeitpunkt der Überschreitung auf die Regelbesteuerung umstellen“, erklärt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. In Ausnahmefällen kann es damit zu einer Änderung der Besteuerungsform innerhalb eines Kalenderjahrs kommen. Dabei erfolgt die Berechnung des Umsatzes nach vereinnahmten Entgelten, also dem tatsächlich realisierten Gesamtumsatz. Die Umsatzsteuer wird nicht hinzugerechnet.

Bei Gründungen gilt, dass jedes neue Unternehmen automatisch als Kleinunternehmer startet – bis es die Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Gründungsjahr überschreitet. „Das spart bürokratischen Aufwand“, sagt Steuerexperte Dill. Die Steuerbefreiung ist aber nicht nur vorteilhaft. So sind Kleinunternehmer etwa vom Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen ausgeschlossen (gemäß § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Welche Hinweise die Rechnung enthalten muss

Über § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) ist erstmals eine Sonderregelung für Rechnungen von Kleinunternehmern aufgenommen worden. Die Pflichtangaben entsprechen im Wesentlichen den üblichen Angaben; ausgenommen sind nur wenige Daten wie Rechnungsnummer oder Leistungsdatum. Kleinunternehmer müssen allerdings auf ihren Rechnungen deutlich machen, dass es sich um steuerfreie Umsätze handelt. Der Verweis auf die Steuerbefreiung reicht selbst in umgangssprachlicher Form aus, beispielsweise durch „steuerfreier Kleinunternehmer“.

Kleinunternehmer können außerdem Kleinbetragsrechnungen (gemäß § 33 UStDV) ausstellen. Aber auch in diesem Fall muss die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer enthalten.

„Darüber hinaus sind Kleinunternehmer nicht dazu verpflichtet, E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen“, betont Dill. Sie müssen jedoch seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerbesteuerung

Unternehmer können freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Der Verzicht kann bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Kalenderjahrs abgegeben werden. „Aber aufgepasst: Einmal abgegeben, ist er bindend für fünf Jahre“, mahnt der Limburger Steuerberater. Entgegen der früheren Rechtslage ist die Erklärung zum Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerbesteuerung unwiderruflich. Möchte der Unternehmer nach Ablauf der 5-jährigen Bindungsfrist wieder in die Kleinunternehmerbesteuerung zurückwechseln, muss er den Verzicht zum Beginn eines folgenden Kalenderjahrs widerrufen. Widerruft er nicht, wird für jedes weitere Jahr vom Verzicht Gebrauch gemacht, ohne dass es einer erneuten Erklärung bedarf.

Was können Sie tun?

Wägen Sie die Vor- und Nachteile eines Verzichts auf die Kleinunternehmerregelung gut ab!

Erfüllen Unternehmer die Kriterien der Kleinunternehmerregelung, ist ein freiwilliger Verzicht darauf eigentlich nur in Ausnahmefällen lohnenswert. Sinnvoll sein kann der Verzicht dann, wenn in der Gründungsphase hohe Anfangsinvestitionen anstehen und der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen möchte. Ob sich das lohnt, klären wir gerne mit Ihnen in einem gemeinsamen Beratungsgespräch: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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