DILL-NEWSLETTER 07/2025: Abrechnung der Betriebskosten in Eigentümergemeinschaften

Umsatzsteuer-Ärger bei der Gewerberaumvermietung

Vermieter von Sondereigentum, die zur Umsatzsteuer optiert haben, können in der Nebenkostenabrechnung für gewerbliche Mieter die Bruttobeträge aus der Jahresabrechnung des Verwalters übernehmen. Dies hat der Bundesgerichtshof klar gestellt.

Vermieter von Gewerberäumen können prinzipiell zur Umsatzsteuer optieren. „Der Vorteil ist, dass sie dann zum Vorsteuerabzug berechtigt sind“, erklärt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Dies ist auch möglich, wenn die Gewerbeeinheit Sondereigentum in einer Wohnungseigentumsanlage ist.

Vermieter war zum Vorsteuerabzug berechtigt

Laut einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs können zum Vorsteuerabzug berechtigte Vermieter bei der Vermietung von Sondereigentum ihrer Betriebskostenabrechnung mit dem Mieter umlagefähige Kostenpositionen zugrunde legen, die in der vom Verwalter für die Wohnungseigentümergemeinschaft erstellten Jahresabrechnung (nach § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG) enthalten sind. Sie müssen die Nebenkosten in diesem Fall nicht von den darin enthaltenen Umsatzsteueranteilen befreien, wenn die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) ihrerseits nicht auf die Steuerbefreiung (nach § 4 Nr. 13 UStG) verzichtet hat (BGH, Urteil vom 15. Januar 2025, Az. XII ZR 29/24).

In dem Fall ging es um einen Friseursalon im Erdgeschoss einer Anlage, die in Wohnungs- und Teileigentum aufgeteilt ist. In dem Mietvertrag hatten die Parteien vereinbart, dass die Mieterin anteilig sämtliche Nebenkosten zu tragen hat sowie auf die monatliche Grundmiete und die monatlichen Vorauszahlungen auf die Nebenkosten die „jeweils gültige Mehrwertsteuer von derzeit 19%“ entrichten muss. Die Vermieterin hatte auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet und war – ebenso wie die Mieterin – zum Vorsteuerabzug berechtigt.

GdWE hatte nicht zur Regelbesteuerung optiert

Die GdWE dagegen hatte nicht zur Regelbesteuerung optiert. „Das ist in der Praxis auch der Regelfall“, weiß Steuerberater Dill. „Die GdWE erbringt ihre Leistungen gegenüber ihren Mitgliedern dann umsatzsteuerfrei“, führt der Limburger Steuerexperte aus. Die Jahresabrechnung im konkreten Fall enthielt unterschiedliche Kostenarten: einerseits Positionen ohne Umsatzsteuer wie Grundsteuer, Abfallgebühren und Versicherungen, andererseits Positionen mit ermäßigtem Steuersatz – etwa Wasser mit 7 Prozent Umsatzsteuer – sowie Leistungen, für die der Umsatzsteuersatz von 19 Prozent gilt, zum Beispiel Hausmeister- und Reinigungsdienste.

Kostenpositionen aus der Jahresabrechnung der GdWE übernommen

„Die Jahresabrechnung betrifft zwar erst einmal nur das Verhältnis zwischen Verwalter und Wohnungs- bzw. Sondereigentümer, nicht das Mietverhältnis. Doch sie ist natürlich eine wesentliche Grundlage für die Nebenkostenabrechnung mit einem Mieter“, erläutert Wolfgang Dill. In der Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2018 übernahm die Vermieterin die Kostenpositionen aus der Jahresabrechnung der GdWE inklusive der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Auf diesen Betrag berechnete sie zusätzlich 19 Prozent Umsatzsteuer. Aus der im Dezember 2019 erstellten Nebenkostenabrechnung ergab sich eine Nachzahlung von rund 964 Euro (inklusive ca. 154 Euro Umsatzsteuer). Diese bezahlte die Mieterin zunächst.

Doch im Jahr 2022 forderte die Mieterin ihre Vermieterin per Anwaltsschreiben auf, für das Jahr 2018 zu viel gezahlte Nebenkosten zurückzuzahlen. Denn die Nebenkosten, die selbst der Umsatzsteuer unterliegen, hätte die Vermieterin vor der Abrechnung von den darin enthaltenen Umsatzsteueranteilen befreien müssen, so ihr Argument.

Nebenkostenabrechnung war inhaltlich korrekt

Die Klage der Mieterin hatte aber keinen Erfolg. Die Nebenkostenabrechnung war inhaltlich korrekt, beschied ihr der BGH. Die Parteien eines gewerblichen Mietverhältnisses könnten vereinbaren, dass der Mieter die Umsatzsteuer auf Miete und Nebenkosten übernehme, wenn eine solche anfalle. Dies gilt zumindest dann,

wenn der Vermieter zur Regelbesteuerung optiert, also auf die Befreiung von der Umsatzbesteuerung verzichtet, und
wenn der Mieter selbst tatsächlich umsatzsteuerpflichtig ist.

Denn umsatzsteuerlich galten die Betriebskosten als Bestandteil des steuerbaren Entgelts (gemäß § 10 Abs. 1 Satz 2 UStG) und stellten auf Seiten des Vermieters keine so genannten durchlaufenden Posten dar, erklärte der BGH.

Entscheidend: Für GdWE galt die Steuerbefreiung

Entscheidend war, dass die GdWE ihrerseits nicht zur Umsatzsteuer optiert hatte. Aufgrund der daher geltenden Steuerbefreiung bilden die in der Jahresabrechnung ausgewiesenen Bruttobeträge (also einschließlich der darin für manche Kostenpositionen enthaltenen Umsatzsteueranteile) den tatsächlichen Aufwand des Vermieters für den Bezug der entsprechenden Leistungen ab, so der BGH. Denn in diesem Fall hat ein Vermieter keine Möglichkeit, die in einzelnen Kostenpositionen enthaltenen Umsatzsteuerbeträge seinerseits im Weg des Vorsteuerabzugs (nach § 15 Abs. 1 UStG) gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen.

Keine unzulässige Doppelbelastung für Mieterin

„Für die Mieterin ergibt sich aus diesem Urteil auch keine unzulässige Doppelbelastung“, sagt Steuerberater Dill. Schließlich kann sie als gewerbetreibende Friseurin selbst die von ihrer Vermieterin erhobene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Darüber hinaus habe die Vermieterin keine Umsatzsteuer „auf bereits enthaltene Umsatzsteuer“ erhoben, sondern auf ihre eigene Leistung gegenüber der Mieterin – also auf die Bereitstellung der gewerblich nutzbaren Räume einschließlich der Betriebskostenstruktur. „Wesentliche Voraussetzung für die Berechnung der Umsatzsteuer auf die Grundmiete und Betriebskosten war die – auch von der Mieterin unterschriebene – klare Vereinbarung im Mietvertrag“, so der Steuerexperte abschließend.

Sonderfall WEG – was normalerweise gilt

Der vom Bundesgerichtshof entschiedene Fall bezieht sich speziell auf den Sonderfall, dass der vermietende Sondereigentümer zur Regelbesteuerung optiert hat, die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) jedoch nicht.

Im Regelfall ist die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken gemäß § 4 Nr. 12a UStG grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Der Vermieter kann zwar auf die Steuerbefreiung verzichten, wenn der Mieter

selbst Unternehmer ist und die Mieträume für unternehmerische Zwecke nutzt und
als Leistungsempfänger das Grundstück selbst zu Zwecken nutzt, die einen Vorsteuerabzug (gemäß § 15 UStG) nicht ausschließen.

In diesem Fall muss der Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung aufpassen. Die Gesamtsumme der vom Mieter gemäß dem Mietvertrag zu tragenden Betriebskosten bestimmt sich nach einer Addition sämtlicher im Abrechnungszeitraum angefallenen und umlagefähigen Kosten. Dabei darf der Vermieter in die Abrechnung jedoch nur die Kosten aufnehmen, die ihm auch tatsächlich entstanden sind.

Deshalb muss der Vermieter, der zur Regelbesteuerung optiert hat, grundsätzlich die Kosten, auf die er selbst Umsatzsteuer entrichtet hat, jeweils vollständig von darin enthaltenen Umsatzsteueranteilen befreien. Denn in diesem Fall kann er selbst die in den an ihn gerichteten Rechnungen der Lieferanten oder Handwerker ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen (gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). So belastet ihn die auf diese Leistungen erhobene Umsatzsteuer wirtschaftlich nicht. Tatsächlich aufgewendet hat er für die umsatzsteuerbelasteten Betriebskostenpositionen lediglich den Nettobetrag und nur diesen darf er an den Mieter entsprechend einer wirksamen Umlagevereinbarung weiterreichen.

Was können Sie tun?

Lassen Sie sich zu der Option zur Umsatzsteuer gut beraten!

Für eine GdWE selbst ist die Regelbesteuerung oft nicht vorteilhaft. Denn sie bedeutet insbesondere für den Verwalter erhebliche Mehrarbeit in Form von Rechnungsanforderungen und Abrechnungen. Außerdem ist der Verzicht auf die Steuerbefreiung mit steuerlichen Verpflichtungen verbunden, etwa regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen bzw. -erklärungen. Diesen Mehraufwand müsste die Gemeinschaft dem Verwalter dann entsprechend vergüten.

Für einen einzelnen Eigentümer, der (auch) Gewerberaum vermietet, kann sich die Option zur Umsatzsteuer dagegen lohnen – insbesondere, wenn er etwa für Renovierungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen oder bestimmte Dienstleistungen seinerseits einen Vorsteuerabzug geltend machen möchte. Wir beraten Sie gerne, ob sich das auszahlt, und welche Voraussetzungen hierfür genau gelten: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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