DILL-NEWSLETTER 09/2024: Kosten für das häusliche Arbeitszimmer

Aufaddieren allein reicht nicht aus

Selbstständige können die Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Dazu müssen sie einzelne Kostenpositionen mit Belegen nachweisen können. Nach einem aktuellen Urteil des Hessischen Finanzgerichts reicht hier reines Aufaddieren der Kosten nicht aus. Infolge dessen schaut das Finanzamt hier eventuell in Zukunft noch genauer hin.

Im Mittelpunkt eines Streits zwischen einem Selbstständigen und dem Finanzamt stand die Pflicht aus § 4 Abs. 7 EStG, die betrieblichen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (im Sinne von § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG) fortlaufend und zeitnah gesondert aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungspflicht gilt nach Auffassung des Hessischen Finanzgerichts auch für die Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung (nach § 4 Abs. 3 EStG). Eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums genüge der Pflicht nicht (Hessisches FG, Az. 10 K 1672/19).

„Es ist ein strenges Urteil mit möglicherweise weitreichenden Folgen für viele Selbstständige mit einem häuslichen Arbeitszimmer“, sagt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Zumal die Pflicht laut dem Urteil auch für so genannte Bagatellfälle bei Freiberuflern gilt. Die Folgen können nämlich gravierend sein: Wird die Aufzeichnungspflicht nicht erfüllt, scheidet der Abzug als Betriebsausgaben nach der Entscheidung des Gerichts auch für die nach Anwendung des § 4 Abs. 5 EStG abzugsfähigen Aufwendungen aus.

Hoher Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtfläche

Konkret ging es in dem Fall um einen Steuerpflichtigen mit Einkünften aus selbstständiger Arbeit (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Er bewohnte ein Eigenheim, bestehend aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss. Seine Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. In seiner Steuererklärung machte er unter anderem die AfA und Schuldzinsen als Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer geltend. Seiner Auffassung nach betrug der Anteil des häuslichen Arbeitszimmers an der Gesamtfläche des Hauses 45,58%. Das Finanzamt berücksichtigte aber nur 31,5%; es kam zur Klage.

Die Finanzrichter wiesen die Klage ab. Vor allem im Hinblick auf eine klare Abgrenzung der betrieblichen von der privaten Sphäre sei der Aufzeichnungspflicht nur genügt, wenn die betroffenen Aufwendungen jeweils von Anfang an, fortlaufend und zeitnah, gesondert von sonstigen Betriebsausgaben schriftlich festgehalten werden (gemäß § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG). Denn nur so könne die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet werden, so das Gericht unter Berufung auf die BFH-Rechtsprechung.

Aufstellung der Kosten erst mit der Steuererklärung zusammen

In dem Fall hatte der Steuerpflichtige (unstrittig) aber erst nach dem auf das Streitjahr folgenden Jahr eine separate Aufstellung der nachträglichen Herstellungskosten angefertigt (für die Hinzurechnung bei der AfA). „Zwar hatte er im Lauf des Streitjahrs die nötigen Belege gesammelt, diese aber eben erst im Zusammenhang mit der Erstellung seiner Steuererklärung in einer Aufstellung zusammengefasst“, berichtet Steuerexperte Dill von dem Fall. „Dieses Vorgehen war dem Gericht schlicht nicht zeitnah genug“, fasst der Steuerberater die Krux prägnant zusammen.

Eine bislang kaum vom Finanzamt überprüfte Regel

Und diese Einzelfallentscheidung könnte nun eben negative Folgen für weitere Selbstständige haben. „Das Urteil dürfte viele Finanzämter hellhörig machen“, mutmaßt Steuerberater Dill. Bislang prüfte das Finanzamt in der Praxis nämlich kaum die Einhaltung der Regeln zu ordnungsgemäßen Aufzeichnungen im Sinne von § 4 Abs. 7 EStG; andere Probleme stehen beim Arbeitszimmer eher im Vordergrund. Es bleibt nun abzuwarten, ob sich daran künftig etwas ändert – dabei wird sicherlich die Entscheidung des Bundesfinanzhofs über die Revision in dem Fall eine gewichtige Rolle spielen (BFH, Az. VIII R 6/24).

Was können Sie tun?

Setzen Sie von Anfang an auf eine einwandfreie Belegsammlung!

Der Fall zeigt, wie wichtig nicht nur die Belege zu steuerlich geltend gemachten Kosten sind (übrigens nicht nur beim Arbeitszimmer). Daher sollten Selbstständige, aber auch Steuerpflichtige insgesamt, stets auf eine hieb- und stichfeste Belegsammlung also solche achten – aber eben auch auf den richtigen Umgang damit. Dabei müssen sie einige steuerliche Regeln und Fristen beachten. Bei Fragen hierzu oder allgemein zum Arbeitszimmer helfen wir gerne weiter: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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