DILL-NEWSLETTER 10/2023: Auswärtstätigkeit im Job

Das darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten

Wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise gehen, fallen dabei natürlich bestimmte Kosten an. Die Frage ist dann: Welche Aufwendungen darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten?

„In aller Regel übernimmt der Arbeitgeber betrieblich veranlasste Reisekosten“, weiß Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Dazu zählen zunächst einmal die reinen Übernachtungs- und Fahrtkosten. Üblicherweise fallen aber auch manche Reisenebenkosten an, wie etwa für die Gepäckaufbewahrung oder Parkgebühren. „Und da der Mensch schließlich auch essen muss, dürfen die Verpflegungsmehraufwendungen nicht vergessen werden“, schmunzelt Steuerfachmann Dill.

Steuerlich gelten hier jedoch gewisse Unterschiede. Für die Erstattung durch den Arbeitgeber gelten die Grenzen des Einkommensteuergesetzes (EStG), hier einschlägig: § 3 Nr. 16 EStG und (innerhalb des öffentlichen Dienstes) § 3 Nr. 13 EStG. „Der Arbeitnehmer kann sich nachgewiesene Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten ohne betragsmäßige Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstatten lassen“, betont der Limburger Steuerberater. Er weist aber zugleich auf eine Besonderheit bei Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw hin. Hier stehen zwei Abrechnungsmethoden zur Verfügung:

• entweder per Nachweis der Gesamtkosten
• oder über eine Kilometerpauschale (0,30 Euro pro Kilometer für Pkw).

Was für Verpflegungsmehraufwand gilt

Stichwort Essen: Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten bestimmte Pauschalen, die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann. „Dabei kommt es auf die Dauer des Aufenthalts und den Zielort der Reise an“, erläutert Steuerexperte Dill. Wer im Inland mehr als acht Stunden auf Dienstreise ist, erhält eine Pauschale von 14 Euro.

Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden gibt es eine Erstattung von 28 Euro. Vorsicht: Für den An- und den Abreisetag werden auch in diesem Fall nur jeweils 14 Euro gewährt.

Nun stellen manche Arbeitgeber ihren Mitarbeitern während der Dienstreise auch Mahlzeiten zur Verfügung. „In diesem Fall muss die Pauschale gekürzt werden“, mahnt der Limburger Steuerberater. Die Kürzung beträgt:

• 20% für das Frühstück und
• je 40% für das Mittag- bzw. Abendessen.

Daraus folgt: Wenn der Arbeitgeber alle drei Mahlzeiten zur Verfügung stellt, entfällt die Pauschale komplett.

An der Minibar ist Zurückhaltung gefragt

Es können aber auch Reisekosten anfallen, die sich nicht steuerfrei erstatten lassen. „Dazu zählt etwa der Verzehr aus der Minibar“, warnt Wolfgang Dill.

Was, wenn der Arbeitgeber nicht zahlt?

Abgesehen von diesem einleuchtenden Beispiel kann es vorkommen, dass Arbeitnehmer auch an anderer Stelle auf den Kosten sitzen bleiben. Sofern der Arbeitgeber sie nicht steuerfrei erstattet, können Arbeitnehmer diese Beträge jedoch als Werbungskosten in ihrer eigenen Einkommensteuererklärung geltend machen (gemäß § 9 Absatz 4a EStG). „Dazu sollten sie die wichtigsten Eckdaten wie Anlass, Strecke und Reisedauer schriftlich festhalten, um die Reise gegenüber dem Finanzamt belegen zu können“, rät Steuerberater Dill. Entsprechende Nachweise können Rechnungen, ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen sein.

Was gilt für Selbstständige und Freiberufler?

Selbstständige, Freiberufler und sonstige Gewerbetreibende können betrieblich veranlasste Reisekosten im Normalfall als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Wichtig ist es hierzu natürlich, die entsprechenden Nachweise zu sammeln.

Außerdem ist für die durch die Reisekosten tatsächlich angefallene Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen der Vorsteuer-Abzug möglich. Aufgepasst: „Hier müssen insbesondere die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-)Rechnungen beachtet werden“, warnt Wolfgang Dill.

Was können Sie tun?

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