DILL-NEWSLETTER 07/2023: Praxishinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Beim E-Bike den passenden Gang finden

Immer öfter überlassen Unternehmen ihren Mitarbeitern ein E-Bike. Dafür bieten sich verschiedene steuerliche Möglichkeiten. Es gilt also, die Konsequenzen der unterschiedlichen Modelle bei der Überlassung zu kennen.

Zunächst einmal: E-Bike ist nicht gleich E-Bike. „Es handelt sich um einen Oberbegriff. Gerade aus steuerrechtlicher Sicht ist es wichtig, zwischen den verschiedenen Arten elektrisch betriebener Zweiräder genau zu unterscheiden“, betont Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg.

Ein Pedelec ist ein Elektrofahrrad, das den Fahrer nur unterstützt, wenn er selbst in die Pedale tritt. Es hat eine maximale Nennleistung von einem Kilowatt und eine Höchstgeschwindigkeit von 25 km/h. Ein S-Pedelec ist ein schnelles Pedelec mit Motorunterstützung und erreicht bis zu 45 km/h. Rechtlich handelt es sich um ein so genanntes Kraftrad. Ein E-Bike hingegen hat einen Elektromotor, der das Fortbewegen ohne Treten ermöglicht und ebenfalls eine Höchstgeschwindigkeit von 45 km/h hat. Aus steuerlicher Sicht handelt es sich um ein Kraftfahrzeug, für das die steuerlichen Regelungen für die Überlassung eines Kraftfahrzeugs an einen Arbeitnehmer gelten. Aufgepasst: „Ein Kfz kann nicht steuerfrei an den Arbeitnehmer überlassen werden“, sagt Steuerexperte Dill.

Wir erklären im Folgenden, worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer sonst noch beim Thema achten sollten.

Für Arbeitgeber wichtig:

• Begriffliche Einordnung: Arbeitgeber sollten die Unterschiede zwischen E-Bike, Pedelec und S-Pedelec kennen, da sie steuerlich unterschiedlich behandelt werden.
• Steuerfreie Überlassung: Arbeitgeber können ein betriebliches Fahrrad, das kein Kraftfahrzeug ist, steuerfrei an Mitarbeiter überlassen. Dieser Vorteil ist zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn steuerfrei (gemäß § 3 Nr. 37 EStG) und damit auch sozialversicherungsfrei. „Der steuerfreie Vorteil bzw. die Überlassung muss aber in der Lohnabrechnung und der Finanzbuchhaltung erfasst werden“, erinnert Steuerberater Dill.
• Betriebsvermögen und Vorsteuerabzug: Das Fahrrad stellt beim Arbeitgeber notwendiges Betriebsvermögen dar, da es zur Überlassung an den Mitarbeiter genutzt wird. „Dadurch besteht ein Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 UStG, sofern der Arbeitgeber steuerpflichtige Ausgangsumsätze erwirtschaftet“, erklärt der Limburger Steuerfachmann.
• Betriebsausgaben: Sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrrad, einschließlich Anschaffungskosten und Wartung, sind als abzugsfähige Betriebsausgaben anzuerkennen.
• Abschreibung: „Ein normales Fahrrad oder E-Bike kann über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von sieben Jahren abgeschrieben werden“, erläutert Wolfgang Dill. Für neue elektrisch betriebene Lastenfahrräder gibt es außerdem eine Sonderabschreibung von 50% im Jahr der Anschaffung gemäß § 7c EStG (unter Vorbehalt der Genehmigung durch die EU-Kommission).
• Umsatzsteuerliche Behandlung: Die unternehmensfremde (private) Nutzung eines dem Unternehmen zugeordneten Fahrrads unterliegt der Besteuerung als unentgeltliche Wertabgabe (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). „Das bringt bestimmte Herausforderungen in der Finanzbuchhaltung bzw. Lohnabrechnung mit sich“, weiß Steuerberater Dill.

Für Arbeitnehmer wichtig:

• Mitarbeitermotivation: Arbeitnehmer können von der Überlassung eines E-Bikes oder Pedelecs als Vergütungsbaustein profitieren. Dies kann die Attraktivität des Arbeitsplatzes heben, insbesondere angesichts der gestiegenen Anschaffungskosten für solche Fahrzeuge.
• Steuerfreie Überlassung: Arbeitnehmer können ein betriebliches Fahrrad, das kein Kraftfahrzeug ist, steuerfrei nutzen. „Es wird kein geldwerter Vorteil versteuert und es werden keine Sozialversicherungsbeiträge darauf erhoben“, stellt Steuerexperte Dill klar.
• Entfernungspauschale: Auch wenn die Überlassung nicht versteuert wird, kann der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dennoch die Entfernungspauschale geltend machen.
• Gehaltsumwandlung: Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, auf einen Teil ihres Gehalts zu verzichten und stattdessen ein E-Bike überlassen zu bekommen. Dies kann durch eine Gehaltsumwandlung und die Übernahme des E-Bikes zu marktüblichen Konditionen erfolgen. Vorsicht: „Optimal ist eine solche Lösung nicht, bringt sie doch viel Arbeit und Rechnerei ohne große steuerliche Wirkung“, schränkt Wolfgang Dill ein. Einen Vorteil hat die Regelung aber: „Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, durch spätere Übernahme des E-Bikes zu marktüblichen Konditionen Einsparungen von 30% bis 40% im Vergleich zum Direktkauf zu erzielen“, ergänzt der Steuerberater aus Limburg.
• Versteuerung als geldwerter Vorteil: Wenn das Fahrrad nicht steuerfrei überlassen, sondern als geldwerter Vorteil behandelt wird, muss der Arbeitnehmer den privaten Nutzungsanteil versteuern. Dieser beträgt 0,25% der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers pro Monat. Diese Regelung gilt bei einer Überlassung des E-Bikes im Rahmen einer Gehaltsumwandlung.
• Anpassung des Arbeitsvertrags: Bei der Versteuerung als geldwerter Vorteil ist eine Anpassung des Arbeitsvertrags erforderlich, um die Überlassung des E-Bikes rechtlich korrekt zu regeln.

Was können Sie tun?

Setzen Sie beim E-Bike auf den für Sie passenden steuerlichen Vorteil!

Neben den offensichtlichen Vorteilen im Hinblick auf Gesundheit und Umweltschutz gibt es auch einige steuerliche Anreize, sich für ein E-Bike zu entscheiden. Bei der steuerlich korrekten Einordnung helfen wir Ihnen gerne weiter: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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