DILL-NEWSLETTER 3/2018: Fallstricke bei der Betriebsveranstaltung

So macht das Finanzamt bei der Firmenfeier keinen Stress

Wer viel arbeitet, darf auch mal feiern. Allerdings muss der Arbeitgeber als Gastgeber dann gut rechnen können. Sonst könnten er und seine Gäste (also die bewirteten Arbeitnehmer) nämlich Ärger mit dem Finanzamt bekommen.

Eine Betriebsveranstaltung – wie zum Beispiel ein Firmenjubiläum, eine Weihnachtsfeier oder ein Betriebsausflug – soll natürlich in erster Linie für gute Stimmung sorgen. Doch damit später beim Finanzamt keine Katerstimmung aufkommt, ist Vorsicht vonnöten. Das weiß Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg: „Übersteigen die Kosten pro Teilnehmer einen bestimmten Betrag, wird Lohnsteuer fällig“, mahnt der Steuerexperte.

Pro Betriebsveranstaltung ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro

Der Freibetrag liegt seit 2015 bei 110 Euro pro Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer. Bis zu diesem Betrag bleiben die Zuwendungen, die ein Arbeitnehmer während einer solchen Veranstaltung erhält, von der Lohnsteuer und von Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Steuerberater Dill erklärt die Details: „Solche Zuwendungen können etwa Speisen und Getränke sein. Dazu zählen aber zum Beispiel genau so die Ausgaben für die Räumlichkeiten oder den Musik-DJ.“ Liegen die Kosten höher, müssen für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer und im Regelfall auch Sozialversicherungsbeiträge an das Finanzamt abgeführt werden.

Vorsicht: „Der Freibetrag gilt für einen Arbeitnehmer und seine Begleitperson“, warnt der Limburger Steuerfachmann. Das heißt, die Kosten für diese Begleitperson werden demjenigen Arbeitnehmer zugerechnet, der diese mitbringt. „Dadurch kann der 110-Euro-Freibetrag natürlich schnell überschritten werden.“

Der Freibetrag gilt für zwei Veranstaltungen pro Jahr

Aber immerhin besteht der Anspruch auf den Freibetrag für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Was aber gerade in größeren Betrieben auch wieder zu einem Problem werden kann. Denn hier kann es durchaus üblich sein, beispielsweise neben der Weihnachtsfeier und einem Betriebsausflug auch noch die Jubilare mit einem speziellen Fest zu ehren. „Dann sollte der Arbeitgeber den Freibetrag für die beiden teuersten Veranstaltungen wählen, um eine bestmögliche Steuerfreistellung zu erreichen“, rät Steuerberater Dill.

Eine Beispielrechnung zur Erläuterung

Folgender Musterfall: Eine Firma veranstaltet vier Betriebsveranstaltungen im Jahr, und zwar:

• eine Jubiläumsfeier für 70 Euro pro Nase,
• eine Weihnachtsfeier mit Kosten in Höhe von 100 Euro pro Person,
• ein Pensionärstreffen, das pro Gast 50 Euro kostet, sowie
• einen Betriebsausflug, Kostenpunkt 90 Euro pro Teilnehmer.
• Der Einfachheit halber gehen wir bei den Teilnehmern nur von Arbeitnehmern ohne Begleitperson aus.

Der Arbeitgeber sollte den Freibetrag also für die Weihnachtsfeier und den Betriebsausflug geltend machen. Zudem kann er für die beiden günstigeren Veranstaltungen, also Jubiläumsfeier und Pensionärstreffen, die so genannte Lohnsteuerpauschalierung nutzen. „Das heißt, er versteuert den geldwerten Vorteil hieraus pauschal mit 25%. Dann bleibt der pauschal besteuerte Lohn auch sozialversicherungsfrei“, erklärt der Limburger Steuerberater. Diese Möglichkeit besteht übrigens auch bei Zuwendungen oberhalb der 110-Euro-Grenze.

Wichtige Voraussetzung: Die Steuerpauschalierung muss bis zum 28.02. des Folgejahres (= also bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung) vorgenommen werden. Der Arbeitgeber muss die Pauschalsteuer bis zu diesem Zeitpunkt anmelden und abführen, damit Sozialversicherungsfreiheit eintritt.

Die Veranstaltung muss allen Arbeitnehmern eines Betriebs offen stehen

Und wenn wir schon einmal bei wichtigen Voraussetzungen sind: „Der 110-Euro-Freibetrag kann nur dann beansprucht werden, wenn die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht“, sagt Steuerexperte Dill. So wird z.B. eine Feier nur für die Chefetage steuerlich nicht gefördert.

Noch ein weiterer Hinweis: Umsatzsteuerliche Konsequenzen aus der Betriebsveranstaltung ergeben sich für den Arbeitgeber in aller Regel nicht – sofern er den Kostenrahmen von 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer einhält! Das heißt also, dass der Vorsteuerabzug aus den Kosten der Feier weiterhin möglich bleibt. Wenn die 110-Euro-Grenze allerdings überschritten wird, liegt umsatzsteuerlich eine unentgeltliche Zuwendung an den Arbeitnehmer vor. Dann ist der Vorsteuerabzug komplett ausgeschlossen.

Externe Links

Einkommensteuergesetz (EStG): § 40 Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen

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