DILL-NEWSLETTER 10/2026: Finanzverwaltung konkretisiert Anforderungen

Klarstellungen zur E-Rechnung

Ein neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums klärt wichtige Praxisfragen zur obligatorischen elektronischen Rechnung. Es enthält Erleichterungen für bestimmte Rechnungsarten, stellt aber auch klar, welche Angaben im strukturierten Datenteil zwingend erforderlich sind.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen inländische B2B-Umsätze grundsätzlich mit elektronischen Rechnungen abrechnen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten allerdings Übergangsregelungen. Mit einem neuen Schreiben konkretisierte das Bundesfinanzministerium nun weitere Einzelheiten und passte den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an (BMF, Schreiben v. 15.10.2026, Gz. III C 5 – S 7287-a/00019/021/017. „Im Mittelpunkt stehen die Leistungsbeschreibung, besondere Rechnungsarten, Korrekturen und die umsatzsteuerlichen Folgen technischer Fehler“, fasst Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg zusammen.

Leistungsbeschreibung muss aussagekräftig sein

Eine E-Rechnung muss sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Dabei reicht es nicht aus, wenn wesentliche Informationen lediglich in einer unstrukturierten Anlage oder in externen Unterlagen stehen. Der strukturierte Teil muss die Kontrollfunktion der Rechnung erfüllen. „Die Leistungsbeschreibung muss deshalb Art, Umfang und Inhalt der Leistung sowie gegebenenfalls den Leistungsort so eindeutig erkennen lassen, dass sich die maßgeblichen Besteuerungsgrundlagen prüfen lassen“, mahnt Steuerexperte Dill. Ein bloßer Verweis auf einen Vertrag genügt nicht.

Ergänzende Informationen, die für diese Kontrollfunktion nicht erforderlich sind, dürfen dagegen in einem eingebetteten Anhang stehen. Die Finanzverwaltung verweist für die Zuordnung der Pflichtangaben zu den vorgesehenen Datenfeldern auf die aktuellen Zuordnungstabellen von KoSIT und FeRD.

Erleichterungen bei Bauleistungen und Bruttopreisrechnungen

Bei Bauleistungen lässt das BMF vorerst eine vereinfachte Darstellung zu: Im strukturierten Rechnungsteil dürfen die einzelnen Gewerke mit ihren jeweiligen Summen aufgeführt werden. Voraussetzung ist, dass eine detaillierte, menschenlesbare Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis als eingebettete Anlage beigefügt wird. Auf diese muss die E-Rechnung eindeutig verweisen. „Diese Erleichterung berücksichtigt technische Grenzen des derzeitigen Datenmodells“, erläutert Steuerberater Dill.

Auch bei Rechnungen auf Grundlage von Bruttopreisen bestehen Schwierigkeiten, etwa durch Rundungsdifferenzen. Für bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellte E-Rechnungen nach der Normenreihe EN 16931 beanstandet das BMF eine vereinfachte Darstellung nicht. Im strukturierten Teil können die nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Gesamtentgelte, die jeweiligen Steuersätze und Steuerbeträge beziehungsweise Hinweise auf Steuerbefreiungen genügen. Die einzelnen Positionen müssen sich aus einer eingebetteten Anlage ergeben, auf die ausdrücklich verwiesen wird.

Rabattvereinbarungen und Anzahlungsrechnungen

Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Boni, Skonti oder Rabatte müssen grundsätzlich in der Rechnung angegeben werden, auch wenn ihre konkrete Höhe noch nicht feststeht. Das BMF akzeptiert jedoch einen allgemeinen Hinweis auf eine schriftlich abgeschlossene Vereinbarung. „Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Unterlagen als Teil der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen innerhalb kurzer Zeit vorgelegt und leicht geprüft werden können“, so der Limburger Steuerfachmann Dill. Ändert sich die Vereinbarung erst nach Ausstellung der Rechnung, ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich.

Für Endrechnungen verlängert das BMF außerdem eine Erleichterung: Bis zum 30. Juni 2030 dürfen bereits vereinnahmte Teilentgelte entweder als Summe im Datenfeld BT-113 ausgewiesen werden, während die Einzelheiten hierzu im Freitextfeld BT-22 stehen, oder in einer eingebetteten Anlage erscheinen. Im strukturierten Teil muss dann eindeutig auf die Anlage hingewiesen werden.

Rechnungsberichtigungen und technische Fehler

Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Rechnungsberichtigung gemäß § 31 Absatz 5 UStDV elektronisch erfolgen. Das BMF legt sich nicht auf eine bestimmte technische Umsetzung fest. „Entscheidend ist, dass sich aus der ursprünglichen Rechnung und den Korrekturen eindeutig ergibt, welche Angaben letztlich gelten“, stellt Steuerberater Dill klar.

Eine Besonderheit gilt für nachträgliche Korrekturen durch den Rechnungsempfänger. „Das so genannte Rotstiftverfahren, bei dem der Empfänger Änderungen direkt in der Rechnung vornimmt, ist bei E-Rechnungen nicht geeignet“, warnt der Limburger Steuerexperte. Stattdessen kann eine Gutschrift zur Berichtigung dienen, wenn die Beteiligten dies zuvor vereinbart haben und die ursprüngliche Rechnung eindeutig bezeichnet wird.

Auch bei der Validierung differenziert das BMF: Ein technischer Fehler führt nicht automatisch dazu, dass eine Rechnung umsatzsteuerlich fehlerhaft ist. Ein Geschäftsregelfehler hat nur dann einen umsatzsteuerlichen Inhaltsfehler zur Folge, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. Für die Ordnungsmäßigkeit und den Vorsteuerabzug kommt es insbesondere darauf an, dass die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG vollständig und richtig sind.

Weitere Hinweise für die Praxis

Das BMF-Schreiben enthält zudem Klarstellungen zur Abrechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung. Werden öffentlich-rechtliche Abgabenbescheide zugleich als umsatzsteuerliche Rechnungen verwendet, gelten grundsätzlich die allgemeinen Anforderungen an E-Rechnungen. Bis zum 30. Juni 2030 beanstandet die Finanzverwaltung allerdings, wenn Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden.

Wichtig ist außerdem: Stellt ein Unternehmer entgegen der bestehenden Verpflichtung eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung aus, liegt darin nach Auffassung des BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG.

Die neuen Grundsätze gelten grundsätzlich für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt wurden. Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen beanstandet die Finanzverwaltung es auch im Hinblick auf den Vorsteuerabzug nicht, wenn diese zwar den Vorgaben der BMF-Schreiben aus den Jahren 2024 und 2025, aber noch nicht den ergänzenden Anforderungen des neuen Schreibens entsprechen.

Was können Sie tun?

Achten Sie auf korrekte Prozesse rund um die E-Rechnung!

Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware die Vorgaben für E-Rechnungen erfüllt und alle Pflichtangaben im strukturierten Datenteil korrekt abbildet. Achten Sie besonders auf aussagekräftige Leistungsbeschreibungen und eindeutig gekennzeichnete Anlagen. Legen Sie außerdem fest, wie Sie elektronische Rechnungen validieren, archivieren und bei Bedarf berichtigen. Nutzen Sie die Übergangsfristen, um Ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen. Wir unterstützen Sie gerne: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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