DILL-NEWSLETTER 09/2026: Neue Vorgaben des Bundesfinanzministeriums

Rückstellungen für Arbeitsfreistellungen richtig bilanzieren

Urlaub, Wertguthaben oder zusätzliche bezahlte Freistellungen: Für solche Leistungen stellt sich regelmäßig die Frage, ob und wann hierfür eine steuerliche Rückstellung gebildet werden darf. Das Bundesfinanzministerium hat die bisherigen Vorgaben neu gefasst und dabei wichtige Abgrenzungen vorgenommen.

Unternehmen müssen unterscheiden, ob eine künftige Leistung an einen Mitarbeiter bereits durch dessen bisherige Arbeitsleistung wirtschaftlich „verdient“ wurde oder erst nach Ende des Arbeitsverhältnisses entsteht. „Davon hängt wesentlich ab, ob bereits zum Bilanzstichtag eine steuerliche Rückstellung gebildet werden darf“, erläutert Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die steuerlichen Regelungen zur Bildung von Rückstellungen für Arbeitsfreistellungen und sonstige Zusatzleistungen im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen neu gefasst (BMF, Schreiben vom 4. September 2026, Gz IV C 6 – S 2137/00025/007/039). Das neue Schreiben ersetzt die bisherigen Verwaltungsanweisungen aus den Jahren 1984 und 1999. Es ist in allen noch offenen Fällen anzuwenden.

Entscheidend ist das Ende der Arbeitsleistung

Für die Frage, ob eine Rückstellung gebildet werden darf, unterscheidet das BMF zunächst danach, ob die jeweilige Verpflichtung vor oder nach dem vertraglich festgelegten Ende der Arbeitsleistungen zu erfüllen ist. „Bis zu diesem Zeitpunkt besteht grundsätzlich die Annahme, dass sich die gegenseitigen Verpflichtungen aus dem Arbeitsvertrag wertmäßig ausgleichen“, sagt Steuerexperte Dill. Eine Rückstellung kommt daher nur infrage, wenn ein Erfüllungsrückstand besteht. Voraussetzung ist außerdem, dass mit einer tatsächlichen Inanspruchnahme der Leistung zu rechnen ist.

Ein Erfüllungsrückstand liegt insbesondere vor, wenn eine dem Arbeitnehmer zugesagte und an dessen Betriebszugehörigkeit anknüpfende Leistung noch nicht erbracht wurde, obwohl die entsprechende Gegenleistung bereits durch die Arbeitsleistung zumindest anteilig „erdient“ wurde. „Das kann beispielsweise bei noch nicht genommenem Urlaub oder angesparten Guthaben auf Wertkonten für spätere Freistellungen der Fall sein“, führt der Limburger Steuerberater aus. Auch zusätzliche Voraussetzungen wie ein bestimmtes Mindestalter oder eine bestimmte Beschäftigungsdauer schließen die Rückstellungsbildung nicht automatisch aus.

Verpflichtungen nach dem Ende der Arbeitsleistung

Anders ist die Situation bei Verpflichtungen, die erst nach dem vertraglich festgelegten Ende der Arbeitsleistungen zu erfüllen sind. Hier kann eine Rückstellung auch ohne Erfüllungsrückstand gebildet werden. „Voraussetzung ist insbesondere, dass die Verpflichtung am Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht ist und mit einer tatsächlichen Inanspruchnahme gerechnet werden muss“, stellt Steuerfachmann Dill klar.

Bei der Bewertung sind die steuerlichen Vorgaben des § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG zu beachten. Unter anderem können künftige Erstattungsansprüche den Rückstellungsbetrag mindern. Wird die Verpflichtung kontinuierlich durch die Arbeitsleistung aufgebaut, ist die Rückstellung entsprechend der wirtschaftlichen Verursachung ratierlich anzusammeln.

Klarstellungen zu wichtigen Einzelfällen

Das BMF konkretisiert im Schreiben seine Vorgaben unter anderem für Dienst- und Firmenjubiläen. Bei persönlichen Dienstjubiläen gelten die besonderen Regelungen des § 5 Abs. 4 EStG. Entscheidend ist dabei die individuelle Betriebszugehörigkeit. Bei Firmen- oder Geschäftsjubiläen gelten dagegen die allgemeinen Grundsätze, auch wenn sich die Höhe einer Zuwendung ebenfalls nach der Betriebszugehörigkeit einzelner Mitarbeiter richtet.

Eine Rückstellung kommt außerdem für zusätzliche bezahlte Freistellungen vor dem vertraglich festgelegten Ende der Arbeitsleistungen infrage. „Das betrifft beispielsweise in Wertkonten angesparte Entgeltbestandteile für eine spätere Freistellung oder zusätzliche Urlaubsansprüche“, erklärt Steuerberater Dill. Auch eine zusätzliche bezahlte Freizeit am Ende des Arbeitsverhältnisses vor dem Renteneintritt kann rückstellungsfähig sein, wenn der Anspruch von der Betriebszugehörigkeit abhängt.

Kein Erfüllungsrückstand liegt dagegen vor, wenn sich ein Anspruch lediglich nach der Dauer einer Branchenzugehörigkeit richtet. In diesem Fall fehlt der unmittelbare Zusammenhang zwischen der bereits geleisteten Arbeit und der noch ausstehenden Leistung des Arbeitgebers.

Für Altersteilzeitvereinbarungen nach dem Altersteilzeitgesetz verweist das BMF auf die bereits bestehenden Regelungen zum so genannten Blockmodell und zum Nachteilsausgleich.

Was können Sie tun?

Prüfen Sie bestehende Rückstellungen!

Unternehmen sollten bestehende Rückstellungen für Arbeitsfreistellungen und sonstige arbeitsvertragliche Zusatzleistungen überprüfen. Maßgeblich ist insbesondere, ob die jeweilige Verpflichtung mit der bereits erbrachten Arbeitsleistung und der individuellen Betriebszugehörigkeit zusammenhängt und wann sie zu erfüllen ist. Wir beraten Sie gerne bei offenen Fragen: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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