DILL-NEWSLETTER 05/2026: Häusliches Arbeitszimmer

Strenge Regeln für die Dokumentation

Wer Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen möchte, muss künftig noch genauer auf die Dokumentation achten. Der Bundesfinanzhof hat die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten konkretisiert – mit weitreichenden Folgen für Selbstständige und Freiberufler.

Der Bundesfinanzhof hat mit einem aktuellen Urteil die Anforderungen an die steuerliche Dokumentation von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer deutlich verschärft (BFH, Urteil vom 24. März 2026, Az. VIII R 6/24 ). „Betroffen sind insbesondere Selbstständige und Freiberufler, die ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschussrechnung ermitteln“, sagt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Der Steuerexperte warnt: „Werden die vorgeschriebenen Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß geführt, entfällt der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich vollständig.“

Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt

Im entschiedenen Fall nutzte ein selbstständig tätiger Steuerpflichtiger das Dachgeschoss seines Eigenheims als Arbeitszimmer. Zusätzlich verwendete er eine Bibliothek im Erdgeschoss beruflich. Die entsprechenden Kosten machte er in seiner Einkommensteuererklärung geltend. Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen zunächst nur teilweise an. Im anschließenden Klageverfahren scheiterte der Steuerpflichtige jedoch bereits an den formalen Anforderungen: Nach Auffassung des Finanzgerichts und später auch des BFH hatte er seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt.

Der BFH stellte klar, dass sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer (im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG) einzeln, getrennt von anderen Betriebsausgaben und vor allem zeitnah aufgezeichnet werden müssen. Dies könne entweder in einer gesonderten Spalte der laufenden Ausgabenaufzeichnungen oder in einem eigenen schriftlichen beziehungsweise digitalen Dokument erfolgen. Eine bloße Sammlung von Rechnungen und Belegen reiche dagegen nicht aus.

Pflichten gelten auch bei der EÜR

Besonders relevant ist die Entscheidung für Steuerpflichtige, die ihre Buchhaltung vergleichsweise einfach organisieren. Nach Auffassung des Gerichts gelten die strengen Dokumentationspflichten unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Auch bei einer Einnahme-Überschussrechnung seien die Aufwendungen fortlaufend und zeitnah zu erfassen. „Wer die Belege lediglich sammelt und erst bei Erstellung der Steuererklärung eine Gesamtauswertung erstellt, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht“, mahnt Steuerberater Dill.

Der BFH betonte zudem, dass die Aufzeichnungspflicht eine eigenständige materielle Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug darstellt. Selbst wenn die Aufwendungen inhaltlich nachvollziehbar und beruflich veranlasst sind, kann der steuerliche Abzug allein wegen formaler Mängel versagt werden. Im konkreten Fall führte dies dazu, dass die Kosten für das Arbeitszimmer steuerlich überhaupt nicht berücksichtigt wurden.

„Empfehlenswert ist eine gesonderte digitale Übersicht“

Für die Praxis bedeutet das Urteil einen erhöhten organisatorischen Aufwand. Steuerpflichtige sollten ihre Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer künftig laufend dokumentieren und eindeutig von privaten Kosten trennen. „Empfehlenswert ist eine gesonderte digitale Übersicht, in der sämtliche Kosten zeitnah erfasst werden“, rät der Limburger Steuerfachmann Dill. Zu den Aufwendungen zählen etwa anteilige Energiekosten, Versicherungen, Abschreibungen oder Finanzierungskosten.

Was können Sie tun?

Prüfen Sie Ihre Aufzeichnungsmethode für das häusliche Arbeitszimmer!

Falls Sie die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer lediglich über eine Belegsammlung oder erst im Rahmen der Steuererklärung dokumentieren, besteht künftig ein erhebliches steuerliches Risiko. Empfehlenswert sind standardisierte digitale Aufzeichnungen mit laufender Erfassung sämtlicher Raumkosten. So lassen sich spätere Diskussionen mit der Finanzverwaltung vermeiden. Wir helfen Ihnen gerne bei einer rechtssicheren Dokumentation: kontakt/at/steuerberater-dill.de

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