NEWSLETTER 5/2016: Ab 2017: Buchungsdaten ausnahmslos elektronisch speichern

Übergangsfrist für alte Registrierkassen läuft ab

Eine ältere Registrierkasse weckt vielleicht bei manchem zahlenden Kunden nostalgische Gefühle. Beim Ladeninhaber aber kann ein älteres Kassengerät ab dem nächsten Jahr eine ganze Menge Ärger verursachen – und zwar mit dem Finanzamt. Denn Ende 2016 läuft eine schon fast in Vergessenheit geratene Übergangsfrist des Bundesfinanzministeriums ab.

„Ob nun Metzger oder Blumenhändler, Frisör oder Eisdielenbetreiber – in ihrer Tätigkeit als Kaufleute sind die Inhaber verpflichtet, sämtliche Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen“, sagt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Bei so genannten „bargeldintensiven Betrieben“ sind das natürlich in erster Linie auch alle bar vereinnahmten Umsätze. Und diese müssen über eine Registrierkasse laufen, die den gesetzlichen Regelungen entspricht.

Welche Anforderungen dabei an die Aufbewahrung der Buchungsdaten gestellt werden, geht zum einen aus den allgemeinen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (AO) hervor. Zum anderen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mehrere Verwaltungsanweisungen hierzu herausgegeben, letztmals im Jahr 2010.

Unter anderem muss ein elektronisches Kassensystem alle Buchungsdaten (sowie weitere Informationen) detailliert und unveränderbar aufzeichnen sowie zehn Jahre lang archivieren. Diese Archivierung kann beispielsweise auch über einen Computer erfolgen. „Hauptsächlich geht es dabei darum, dass die Buchführung stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben kann“, erklärt der Limburger Steuerfachmann. Dadurch soll ein Dritter in die Lage versetzt werden, diese Geschäftsvorgänge anhand der in einem auswertbaren Format gespeicherten und ausgehändigten Daten überprüfen zu können. „Mit dem ,Dritten‘ ist in der Regel natürlich der Betriebsprüfer vom Finanzamt gemeint“, so Wolfgang Dill.

In einer zuletzt veröffentlichten Verwaltungsanweisung zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ von 2010 hatte das BMF allen Geschäftsinhabern mit einem alten Kassensystem, das die Anforderungen nicht erfüllen kann, noch eine großzügige Übergangsfrist eingeräumt. Demnach durften Unternehmer die alten Kassen unter gewissen Voraussetzungen noch bis zum 31. Dezember 2016 weiterhin nutzen.

Die bei einigen vermutlich schon in Vergessenheit geratene Frist läuft nun jedoch unwiderruflich ab. „Geschäftsinhaber, die noch nicht umgerüstet haben, sollten sich nun also sputen“, rät Steuerberater Dill. Sonst nämlich ist es mit der Nostalgie schnell vorbei und handfester Ärger mit dem Finanzamt droht.

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Was können Sie tun?

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